Mine nyheder

Vi har ikke publiceret nogle artikler for nyligt i de emner, du følger. Søg efter andre emner her.

Du har ingen overvågninger endnu

Klik på ikonet for at overvåge
emner og journalister.

Styrk dit brand med den rigtige kontrakthåndtering

Artiklen er leveret af

Dette er sponsoreret indhold fra Vismacase, publiceret 08.10.2020.

I mange tusinder af år, har vi mennesker haft en måde at forsikre hinanden om, at vi ønsker at holde en aftale. Det har enten været ved at give hånden eller lavet aftalen foran vidner. Med tiden er vi begyndt at skrive under på vores aftaler, så man med skrift kan bevise den anden parts løfter.

I dag underskriver vi kontrakter for at være sikre på at de aftaler, der bliver lavet i mellem parterne bliver opfyldt. Det er især inden for virksomheder, der bliver lavet kontrakter, da de har forskellige de samarbejder med hen over tiden. Så er det godt at kunne have noget på skrift, som kan gemmes og for at holde det så overskueligt som muligt.

Hvad er kontrakthåndtering?

Men hvad er det kontrakthåndtering helt præcist er? Kontrakthåndtering er som det lyder, den måde som man håndtere sine kontrakter på.

Hvis vi nu tager advokater som et eksempel, som skal have mange bolde i luften på samme tid heriblandt mange kontrakter. De skal have en nem og effektiv måde at arkivere de kontrakter, der kommer ind.

For at kunne holde styr på alle de kontrakter, der kommer løbende, skal man vide noget om  kontrakthåndtering og processen bag det. I starten er der forhandlinger, som skal laves og skrives ned. Bagefter skal man være sikker på, at kontrakten bliver opfyldt.

Meningen med kontrakthåndtering er, at man får skrevet det vigtigste ned, så der ikke forekommer nogen forvirringer om, hvad det er man har aftalt, og hvad der skal gøres. Det er det, man kalder forhandlingerne, der laves, inden man skriver under. Det hjælper især på det juridiske og kan altid tages frem, hvis der er spørgsmål. Det gør også, at man kan kigge tilbage på sit tidligere arbejde, hvis der er fejl eller mangler. På den måde kan man også forbedre arbejdet i fremtiden og effektivisere det. Den sidste del af processen, efter man har underskrevet, sørger man for, at aftalen er fyldestgjort.

Hvordan fungerer kontrakthåndtering i praksis?

Kontrakterne kan håndteres på forskellige måder. Man kan udskrive et dokument, som underskrives af begge parter. Derefter skal den arkiveres og gemmes til senere brug, hvis nødvendigt.

En anden måde, man kan bruge kontrakthåndtering, er ved, at man underskriver elektronisk. Det gør det for det første nemmere og mere effektivt at underskrive. For det andet sørger det også for at holde det hele mere samlet og struktureret, så det er nemt at finde frem igen, selv om der kommer flere kontrakter hen ad vejen.

Når det er en digital underskrivelse, skal man også kunne bekræfte sin identitet. Det kan man gøre med sin NemID, så man kan bekræfte, hvem man er, når man skal underskrive sin kontrakt.

Måden, elektronisk underskrivelse foregår på, er, at en virksomhed f.eks. køber en service, som hjælper med at lave kontrakterne og sørger for, at alt er i orden, inden der skal underskrives. Så de står for den egentlige kontrakthåndtering.

Der er forskellige servicer, man kan vælge imellem, som tilbyder digitale underskrivelser til hver sin pris og funktioner, så man altid kan vælge det, der passer til ens virksomhed eller brand.

Når man har valgt sin service, kan man begynde at sende sin kontrakter ud til kunderne eller samarbejdspartnerne efter forhandlingerne. Kontrakten kan blive sendt ud som en PDF eller på andre måder. Her skal den underskrives af den anden part og godkendes med NemID f.eks. Det bliver automatisk sendt tilbage, og så har man nemt og hurtigt underskrevet en kontrakt.

Hvad kan kontrakthåndtering give af fordele?

Der er faktisk rigtig mange fordele ved at benytte digital underskrivelse som kontrakthåndtering. Vi har været lidt inde på det før med, at det er en meget nem måde at holde alle sine dokumenter samlet på, men det gør det også nemt for klienter, kunder eller samarbejdspartnere. Det er nemlig også vigtigt, at man nemt og hurtigt kan komme i kontakt med hinanden og få gang i processen hurtigst muligt. Ved at gøre det digitalt kan man have en hurtig korrespondance imellem i hinanden, uden at man skal til at aftale møder hen ad vejen.

Det vigtigste, når det kommer til kontrakthåndtering, er sikkerheden. Det kan være, man håndterer nogle dokumenter, som har oplysninger, som kun må deles imellem de to parter. Derfor skal man være sikker på, at det ikke er noget, alle kan få fat i. Med digital underskrivelse er det en af de sikreste måder at underskrive en kontrakt på, fordi man kan sørge for at sende det til helt bestemte personer i deres e-boks eller andre private steder.

Dokumenterne bliver sendt med sikre filer, som lever op til lovkravene, og man kan endda sende flere dokumenter afsted på en gang, så alle er opdateret.

Dit brand vil også blive styrket. Sammen med dokumenter kommer logoet og farverne på dit brand med, så man også kommer til at fremstå mere professionelle. Når man også effektiviserer selve processen, så kommer det og til at give dit brand et bedre ry, og I kommer til at virke mere professionelle. Det får især styrket dit brand og hjælper jer med at få flere kunder eller klienter.