It-chefer: Sådan bruger vi Google Apps

En række virksomheder har købt en erhvervsløsning af Google Apps. Det betyder, at virksomhedens e-mail-server, kalendere og andre kontorværktøjer ligger på Googles servere.

Foto: AP/Paul Sakuma Foto: AP/Paul Sakuma

Flere og flere små- og mellemstore virksomheder ser efterhånden en ide i at skifte over til en ekstern e-post-løsning.

Google er et af de firmaer, som i dag kan tilbyde en sådan løsning.

Hidtil har Google primært rettet fokus på privatkunderne, men efterhånden føler virksomheden, der egentligt blot blev etableret som en søgemaskine-virksomhed, at produkterne i Apps er gode nok til, at virksomheden nu kan gå ud og sælge dem til erhvervskunder.

Computerworld har set på, hvordan skiftet til Google Apps i tre danske virksomheder er gået.

Små virksomheder vælger onlineløsning
Lisbeth Jørgensen har stået for implementeringen af Google Apps på Grønlands største avis, Sermitsiaq, der har op mod 40 ansatte.

Sermitsiaq skulle bruge en stabil e-post-løsning, da den tidligere lokale e-post-løsning simpelthen var for ustabil. Valget faldt på Google Apps-løsningen.

"Det har været meget frustrerende for de ansatte ikke at få deres e-post til tiden," fortæller Lisbeth Jørgensen.

Virksomhederne, som Computerworld har set på, er forholdsvis små. It-konsulenthuset enabling er en nystartet it-konsulent-virksomhed med blot tre fastansatte, der dog beskæftiger op mod 100 freelancere.

Firmaet har forsøgt at følge en ren cloud-strategi, hvor de ikke operer med nogen som helst intern it-infrastruktur, men køber sig til tjenester på skyen.

"Vi spurgte os selv, hvad vi havde brug for af it-løsninger, og kom frem til, at vi et langt stykke hen af vejen, benytter applikationer ude på skyen, så vi ikke skal opbygge en hardware infrastruktur," siger Hans Ole Jørgensen, vicedirektør i enabling og tidligere it-direktør i Oticon.

Kører over nettet
Nu kører enabling de fleste af it-applikationerne over nettet.

Derfor bruger de blandt andet Google Apps til deres e-post og kalender og Salesforce.com til CRM. Men noget foregår stadig lokalt.

"Vi har været vant til at bruge Microsoft Office, så vi kører stadigvæk med den licens. Der er nogle specifikke funktioner i Microsoft Office, som der ikke findes i Google Apps, herunder pivot-tabeller," fortæller Hans Ole Jørgensen.

Han påpeger dog, at prisen for Microsoft-licenser ikke er specielt høj, da enabling er Microsoft-partner.

Faktisk er det svært at finde virksomheder i Danmark, der bruger hele kontorløsningen fra Google Apps.

Det kan der være mange grunde til, og en af de mere åbenlyse grunde kan være på grund af virksomhedsspecifikke implementeringer af e-post, tekstbehandling og regneark. Sammenlagt brugte Lisbeth Jørgensen en måned på at sætte det nye system op for Sermitsiaq, men det meste af tiden var snarere at skrive dokumentation på projektet.

"Jeg kan på fem minutter oprette en forretningsløsning på Google Apps. Det er let og enkelt," forklarer Lisbeth Jørgensen.

I øjeblikket kører Sermitsiaq altså med både Microsoft Office og Google Apps.

Men det er egentligt ikke noget større problem, da prisen for e-post og kalender tjeneste er forholdsvis billig, fortæller Lisbeth Jørgensen.

Om Sermitsiaq på et tidspunkt kun kommer til at bruge Google Apps er dog endnu uvist.

Lisbeth Jørgensen mener personligt, at det nok bedst kan betale sig for små- og mellemstore virksomheder at tage springet til Googles løsninger.

For de store virksomheder er nogle af de mere traditionelle leverandører af cloud baseret-løsninger nok et sikrere valg.

Ikke behov for så mange supporttimer
Samme dobbelthed har Michael Bryder fra Kvinfo ikke.

Selv om hans virksomhed i dag kører med både Microsoft Office og Google Apps, har Michael Bryder ingen planer om at gå ud og anskaffe licenser til Microsoft Office 2010.

"Langt det meste skrevne materiale, vi producerer, er allerede på mail, og ud fra de behov, der foreligger, ser jeg ingen grund til at investere i en ny kontorpakke. Samtidig er det gode ved Google Apps kundehåndteringen samt den simple tilgang til produkterne," forklarer Michael Bryder.

Den simple tilgang betyder, at en række tekniske problemer let kan afklares blandt kollegaer, og dermed er der ikke behov for så mange supporttimer.

En anden fordel ved Google Apps er fleksibiliteten for en kontorløsning, ligeså snart medarbejderen har adgang til internettet.

Giver fleksibilitet
"Det giver en vis fleksibilitet for vores folk ude i marken at have en it-infrastruktur, der ligger ude på skyen. Vi behøver for eksempel ikke have en VPN-løsning til vores konsulenter, da de blot kan tilgå vores filer på skyen," siger Hans Ole Jørgensen fra enabling.

Og faktisk har enablings folk adgang til det meste af virksomheden, ligeså snart de er i nærheden af en internetforbindelse.

"Vi får vores CRM-system fra Salesforce.com, og vores økonomi bliver håndteret eksternt, så vi har adgang til ERP-systemet som en hosted løsning," siger Hans Ole Jørgensen.

Det eneste, der kører internt i enabling, er udviklingen af de Sharepoint-løsninger, som enabling udvikler.

De mange forskellige leverandører giver da heller ikke it-chefen grund til bekymring.

"På nuværende tidspunkt har vi ikke så meget integration på tværs af vores løsninger. Men vi har selvfølgelig set på, om løsningerne kan integreres, og det kan de godt," fortæller Hans Ole Jørgensen. Computerworld har tidligere set på specifikke konverteringsproblemer af offlinedokumenter til en onlineversion, og der er stadigvæk er problemer med en fejlfri konvertering fra gamle dokumenter.

Derfor er det ingen overraskelse, at det primært er på grund af e-post og kalenderfunktion, at virksomhederne vælger at købe en Google Apps-løsning. For selv om virksomhederne er glade for den lette adgang til e-post, kan Google Docs ikke udfylde den rolle som Office har. Endnu.

"Google Docs er ikke nået på samme højde som Gmail og kalenderen. Der er forskellige blanketter og lignende, som er formateret i Excel, og som ikke lige konverteres godt nok til Google Spreadsheet," forklarer Michael Bryder, it-koordinator i Kvinfo med omkring 30 ansatte.

Lisbeth Jørgensen fortæller, at Sermitsiaq heller ikke har valgt at køre med Google Docs.

Det er nu primært på grund af, at internetforbruget oppe i Grønland er forbrugsafregnet.

"Der er nogle funktioner i Google Apps, der endnu ikke er der. For eksempel kan der være lidt for få muligheder med autosignatur i Apps. Så der er helt klart nogle steder, hvor man bliver nødt til at gå på kompromis, hvis man skifter til en cloud-løsning," siger Lisbeth Jørgensen.

Her er det især på Google Docs, at en virksomhed er nødt til at gå på kompromis.

"Google Docs løsning er ikke helt moden endnu til de store virksomheder, da der netop er nogle features, som man netop skal gå på kompromis. Google Docs har nogle tidspunkter, hvor man kan blive lukket ude, så det er nok bedst at lave nogle fokusgrupper for at se, hvordan det kører," siger Lisbeth Jørgensen.

BRANCHENYT
Læs også