Farvel til papir-helvede med nyt ESDH-system

Tidligere var departementschef Jacob Heinsen og de ansatte i Transportministeriet ved at drukne i papirdynger, men det har et nyt ESDH-system ændret på.

Modelfoto: Colourbox Foto: Jerome Fouquet

De ansatte løber mindre på gangene i Transportministeriet.

Det skyldes, at ministeriet, der ligger et stenkast fra Christiansborg i det indre København, lige efter nytår introducerede et helt nyt ESDH-system.

Og forandringen er markant. Det bevidner både de ansatte og departementschef Jacob Heinsen, der selv var meget aktiv i processen med at indføre det nye system.

"Tidligere løb folk rundt fra kontor til kontor for at finde ud af, hvem der nu havde hvilket dokument. Men det nye system giver et real-time overblik over, hvor langt fremme sagsbehandlingen er, og hvor i organisationen dokumenterne befinder sig," fortæller Jacob Heinsen.

Før systemet blev introduceret 4. januar 2010, flød det ofte med papirer og sagsmapper rundt omkring på kontorerne i Trafikministeriet.

Det gjorde de også på departementschefens eget kontor.

"Ja, det var ofte her, sagsmapperne lå, mens de ventede på at komme over på mit bord," griner Jacob Heinsen, mens han peger over på radiatorerne i hans kontor.

Han forklarer, at der tidligere var en stor trafik af dokumenter rundt i hele organisationen. Det betød, at det var nødvendigt med fire interne postgange hver dag.

Men i dag er de fleste papirdokumenter blevet forvandlet til bits og bytes på ministeriets servere, og de fire daglige postgange er blevet minimeret til en enkelt. Det nye system blev sat i søen på årets første arbejdsdag. Ifølge departementschefen skete det helt uden komplikationer.

Men op til jul havde medarbejderne også været på kursus i at bruge systemet, og de første dage gik der floorwalkers rundt i ministeriet.

Det er en slags omvandrende help-desk, som system-leverandøren, i dette tilfælde it-virksomheden cBrain, sender ud, så personalet hurtigt kan få hjælp, hvis der er noget, som de er i tvivl om.

En anden forklaringen på den smertefrie proces er også, at der ikke er tale om et system, der er skræddersyet til Trafikministeriet.

Systemet blev oprindeligt udviklet til Socialministeriet, der efter en længere proces begyndte at tage system i drift i juni 2009. Derfor har systemet allerede i en vis udstrækning bestået sin prøve.

"Ja, vi har ladet Socialministeriet tage knubsene. Så på den front har vi været lidt af nogle nasserøve," siger Jacob Heinsen

Slår processer sammen

..

Læs også