Spild mindre tid på e-mails

E-mailen er stadig voldsomt populær i mange virksomheder - selv om der findes en stribe alternativer.

Arkivfoto: Damian Dovarganes/AP

E-mailen er stadig det primære redskab til kommunikation på arbejdspladserne.

Også selv om den på mange måder ikke altid er den mest optimale løsning, når der skal udveksles ideer og samarbejdes om konkrete projekter.

For i dag har man i mange virksomheder adgang til en lang række teknologier og løsninger, der netop kan understøtte samarbejdet i organisationen - og som derfor i princippet burde tage noget af presset fra e-mail-indbakken.

"Et udvalg af applikationer er i dag tilgængelige for at kunne supplere e-mail-funktionaliteten. De giver mulighed for at udføre nøgle-aktiviteter for brugerne, der tidligere kun blev udført med email," skriver IDC-rådgiver Ajay Gavagal i en analyse af brugen af e-mails i virksomhederne.

"Fra et rent teknologi-perspektiv kan vi se, at team-samarbejde, fil-synkronisering og -deling, sociale netværk (news feeds & aktivitetsstrømme) og til en vis grad innovation management alle er blevet kernefunktioner i forretningen og er rykket over i separate applikationer uden for e-mailen."

"Nogle af disse funktioner eksisterer stadig i e-mail i dag, men de har givet plads til en anden løsning med mere komplette funktioner," skriver Ajay Gavagal fra IDC.

Vi holder fast i e-mailen

Den store udfordring er, at selv om alle teknologierne og løsningerne findes, er det ikke bare sådan lige at få medarbejdenre til at anvende dem - og på en effektiv måde.

E-mailen trækker stadig i os, måske fordi vi kender den så godt og er helt fortrolige med den?

En McKinsey-rapport har konkluderet, at den gennemsnitlige vidensarbejder bruger 28 procent af arbejdstiden på e-mails.

Eksperter har også fremhævet, at det ikke løser ret meget i sig selv, at man investerer i nye smarte it-løsninger, der skal kunne supplere eller afløse e-mailen.

Der skal mere til at ændre vores gamle vaner og føde nye, intelligente måder at arbejde på.

Flere virksomheder har forsøgt at begrænse brugen af e-mails for netop at øge medarbejder-produktiviteten - læs om erfaringerne med det her.

Gode råd til nye veje

IDC's Ajay Gavagal har i sin analyse nogle råd til, hvordan man rykker mere og mere af kommunikationen og samarbejdet i virksomheden over på de nye platforme.

IDC's Ajay Gavagal har blandt andet disse anbefalinger:

"Hjælp brugerne med at være produktive. De nye applikationer muliggør en anden form måde at arbejde på, hvor kommunikationen er mere uformel, hurtigere, mere i real-tid og mindre hierarkisk," skriver han.

En konkret anbefaling er, at man skal indse, at der fremover vil være mange forskellige kanaler, som kan benyttes i det daglige arbejde. Jo før vi indser det, jo bedre forberedt er vi på at kunne samarbejde via de nye kanaler, skriver han.

Et andet råd går på, at man skal blive bedre til at evaluere de værktøjer, der er i spil - og brugerne skal have noget at skulle have sagt i udvælgelsen.

IDC-rådgiveren mener også, at man skal fokusere på, at de nye værktøjer kan forbedre individets produktivitet og gøre det lettere at opnå de konkrete mål, man sigter efter, snarere end kun at tale om værktøjerne som en måde at øge virksomhedens effektivitet på.

Endelig fremhæver han vigtigheden af, at man i virksomheden udvælger nogle gode mentorer, der kan føre kollegerne på rette vej med samarbejdsværktøjerne.

Læs også:

Derfor er det (næsten) umuligt at stoppe mail-kaos

Virksomhed ville droppe emailen: Her er resultatet

Her er emailens svagheder: Kan gå ud over dit firma

Emailens afløser: Sådan kommer du til at kommunikere

Du spilder kostbar tid på emails: Så galt står det til

Denne artikel er leveret af
BRANCHENYT
Læs også