Dette er en kommentar: FINANS bringer løbende kommentarer fra specialister og meningsdannere. Alle kommentarer er udtryk for den pågældende skribents egen holdning.
Debat

E-mails er en svær kunst

Kontorliv: 15 års øvelse har ikke ændret ved, at vi stadig er dårlige til at skrive e-mails.

Lucy Kellaway er redaktør og klummeskribent på Financial Times. Hun skriver med et glimt i øjet om nye trends i moderne ledelse og arbejdsliv.

Forleden modtog jeg en e-mail. Den lød sådan her: »Kære kollegaer. Jeg inviterer jer hermed til den næste webcast om global samtale den 10. december. I kan finde alle detaljer på min blog. Mvh.«

Den var kort og fyndig, og det er altid godt. Den var klar og nogenlunde fri for jargon, og det var også godt. Alligevel var der tre ting ved den, som irriterede mig: For det første foretrækker jeg, at en e-mail indeholder fakta i stedet for en henvisning til, hvor læseren kan finde dem. Og selvom jeg holder lige så meget af en god samtale som enhver anden, så vækker tanken om en webcast, der handler om ”global samtale” ikke udpræget begejstring. Og så er mvh. blandt de værste høflighedsfraser, som afslutter en e-mail, der kun overgås af bh.

Læserne har nok opdaget, at jeg har en særlig evne til at finde ting, der skurrer i selv de korteste og mest harmløse beskeder, og derfor blev jeg også begejstret forleden, da jeg læste om en artikel fra magasinet Fast Company, der handlede om de mest irriterende e-mail-vaner.

Nogle af disse var nye for mig. Den største synder var ifølge magasinet at undlade at oplyse sit telefonnummer i e-mailen. Jeg opgiver aldrig mit telefonnummer til fremmede af den simple grund, at jeg ikke ønsker, at de ringer til mig. En af de mindst irriterende ting ved e-mails er, at de er meget mindre plagsomme end et telefonopkald.

Jeg opgiver aldrig mit telefonnummer til fremmede af den simple grund, at jeg ikke ønsker, at de ringer til mig. En af de mindst irriterende ting ved e-mails er, at de er meget mindre plagsomme end et telefonopkald.

Lucy Kellaway, klummeskribent hos Financial Times

Artiklen nævnte også e-mails, der bare indeholder ordet »Tak«. Begrundelsen var at den slags beskeder spilder modtagerens tid. Det er noget sludder. Voksne mennesker læser i gennemsnit 250 ord i minuttet, så mon ikke at selv den mest fortravlede direktør har 0,004 minutter i overskud til at læse dette ene høflige ord?

Men størstedelen af irritationsfaktorerne, som magasinet havde udvalgt, der bl.a. inkluderer lange e-mails, misbrug af funktionen ”svar til alle” og kiksede fyldord i bunden, er jeg helt enig i. Man skal vist være tosset, for at synes det modsatte, og det giver anledning til at stille et interessant spørgsmål: For hvis der er generel enighed om, at disse faktorer er irriterende, hvorfor bliver folk så ved med at bruge dem.

En af de største gåder ved e-mails er, at selvom vi efterhånden har tilbragt utallige timer igennem de seneste 15 år med at øve os på at skrive dem, så er der ingen tegn på forbedringer. Vi er stadig lige uvidende selv i forhold til det mest basale.

Hvordan skal en e-mail indledes? Det er der ikke enighed om, og resultatet er, at kaosset omkring den indledende hilsen bare bliver værre.

Spændingen mellem det formelle og uformelle er langt fra gjort op. I min indbakke er der eksempler på alt fra ”Til rette vedkommende” til ”Halløj.” I forrige uge forsøgte min mekaniker modigt at løse problemet med en e-mail, der lød sådan her: ”Hej frøken Kellaway.” Det skal siges, at jeg er gift.

I forrige uge forsøgte min mekaniker modigt at løse problemet med en e-mail, der lød sådan her: ”Hej frøken Kellaway.” Det skal siges, at jeg er gift.

Umiddelbart tyder noget på, at en ny tendens blandt indledende hilsener er ved at vokse frem. Flere er begyndt at indlede deres e-mail med ”Godmorgen” eller ”Godaften”. For det første er der tale om falsk hjertelighed. For det andet antager afsenderen, at modtageren befinder sig i samme tidszone som vedkommende selv, og at modtager er så glad for at læse e-mails, at han eller hun åbner beskederne med det samme.

De afsluttende hilsener er ikke meget bedre. Der er masser af de kærligste og venligste hilsener, men samtidig er der en tendens til at læsse venlige bemærkninger oveni hinanden. Jeg modtog f.eks. en e-mail, der blev afsluttet sådan her: »Jeg ser frem til at høre dit svar. Mange tak på forhånd, og så skrives vi ved snarest. Med mange venlige hilsener.«

Det minder mig om den mand, som driver vores lokale købmandsforretning. Han siger altid »Hav det godt, vi ses senere. Farvel tak. Hej-hej,« når kunderne går ud af butikken. Det kan godt være, at han ikke taler sit eget modersmål, men mon ikke han får styr på det med tiden? Værre er det med e-mail-folket. Det ser ikke for lovende ud.

Men det allermest irriterende er dog den seneste udvikling, hvor afsenderne beder om at få en kvittering på, at modtageren har åbnet og læst deres pokkers besked. Jeg afviser altid anmodningen, mens jeg samtidig ærgrer mig over, at valgmuligheden »Pas dit eget« ikke findes.

Når nu e-mails bliver mere og mere plagsomme, så er det opmuntrende, at jeg lader mig gå på af det i mindre grad, end jeg før har gjort. Det skyldes sikkert, at jeg er blevet ældre og mildere med årene.

Men der er også et element af »hvis ikke du kan slå dem, så slut dig til dem.«

Udråbstegn, som jeg plejede at hade, findes nu overalt i mine beskeder: »Dejligt nyt! Fantastisk!« og »Skønt!« Der går sikkert ikke lang tid, før smileys, som engang fyldte mig med væmmelse, også begynder at dukke op.

Udråbstegn, som jeg plejede at hade, findes nu overalt i mine beskeder: »Dejligt nyt! Fantastisk!« og »Skønt!« Der går sikkert ikke lang tid, før smileys, som engang fyldte mig med væmmelse, også begynder at dukke op.

Men hovedårsagen til, at e-mails irriterer os mindre, er, at selvom vi ikke er blevet bedre til at skrive dem, så er vi blevet bedre til at læse dem. Eller det vil sige, at vi er blevet meget bedre til ikke at læse dem. Irriterende beskeder er knap nok irriterende mere, for dem der slipper igennem vores beundringsværdige nåleøje, let kan slettes med et klik med musen.

Top job

Forsiden lige nu

Anbefalet til dig

Giv adgang til en ven

Hver måned kan du give adgang til 5 låste artikler.
Du har givet 0 ud af 0 låste artikler.

Giv artiklen via:

Modtageren kan frit læse artiklen uden at logge ind.

Du kan ikke give flere artikler

Næste kalendermåned kan du give adgang til 5 nye artikler.

Teknisk fejl

Artiklen kunne ikke gives videre grundet en teknisk fejl.

Ingen internetforbindelse

Artiklen kunne ikke gives videre grundet manglende internetforbindelse.

Denne funktion kræver Digital+

Med et Digital+ abonnement kan du give adgang til 5 låste artikler om måneden.

ALLEREDE ABONNENT?  LOG IND

Denne funktion kræver abonnement

Med et abonnement kan du lave din egen læseliste og læse artiklerne, når det passer dig.

Teknisk fejl

Artiklen kunne ikke tilføjes til læselisten, grundet en teknisk fejl.

Forsøg igen senere.

Del artiklen
Relevant for andre?
Del artiklen på sociale medier.

Du kan ikke logge ind

Vi har i øjeblikket problemer med vores loginsystem, men vi har sørget for, at du har adgang til alt vores indhold, imens vi arbejder på sagen. Forsøg at logge ind igen senere. Vi beklager ulejligheden.

Du kan ikke logge ud

Vi har i øjeblikket problemer med vores loginsystem, og derfor kan vi ikke logge dig ud. Forsøg igen senere. Vi beklager ulejligheden.