Nye arbejdstidsregler giver synlighed til gavn for alle
Alle danske virksomheder skal fremover registrere medarbejdernes arbejdstid. Værdien kan være svær at få øje på, men hos Bravida kan den ekstra administrative opgave vise sig positivt på bundlinjen.
Denne artikel er sponsoreret af
Stempeluret blev som bekendt pakket sammen for mange år siden. Men nu er det på vej tilbage i en digital udgave.
Fra 1. juli 2024 skal alle danske virksomheder nemlig registrere alle medarbejderes arbejdstid. Nogle medarbejdere gør det i forvejen, f.eks. hvis de er ansat på overenskomst. Men for alle dem, der ikke gør det i forvejen – f.eks. joblønnede medarbejdere – er de nye regler en stor forandring.
”Vi oplever det som en ekstra administrativ opgave, der bliver pålagt os, og som er meget svær at forklare de joblønnede medarbejdere,” siger Annette Holse, som er lønchef hos service- og installationsvirksomheden Bravida Danmark.
Værdien af samme system
Lovændringen kommer fra EU på baggrund af en sag i Spanien, hvor en medarbejder ikke havde registreret sin arbejdstid. Han klagede over at have arbejdet for meget, og uden registrering var det ikke muligt at se, om arbejdsgiveren overholdt EU’s arbejdstidsdirektiv, som bestemmer, at din arbejdstid højst må være 48 timer i gennemsnit pr. uge set over en periode på fire måneder.
Derfor er arbejdsgivere nu forpligtet til at anvende et tidsregistreringssystem, der ”objektivt og pålideligt” registrerer den daglige arbejdstid for hvert enkelt medarbejder.
Hos Bravida Danmark drejer det sig om ca. 650 medarbejdere, og her er løsningen blevet at bruge det system, som virksomheden i forvejen bruger til at registrere fravær. Her er opgivet medarbejdernes normale arbejdstid per dag og ved at lægge en ny lønkode ind i systemet til afvigelsesregistrering, kan medarbejderne nu registrere mere eller mindre arbejdstid end standardindstillingen.
”Det er virkelig rart at kunne bruge det system, vi har i forvejen, så vi ikke skal opfinde eller tilkøbe et helt nyt system for at leve op til lovens bogstav. Og så ligger der en stor kommunikationsopgave i at forklare vores medarbejdere om baggrunden for det, så de forstår værdien af den ekstra opgave, de bliver pålagt,” siger Annette Holse.
Værdien af fraværsregistrering
Værdien af de nye regler afhænger ganske rigtig af øjnene, der ser. For arbejdsgiveren kan de både opleves som en tung administrativ opgave og som en mulighed for i større omfang at kunne kontrollere medarbejderen. Og for lønmodtageren kan det både opleves som en mulighed for at dokumentere, hvad man leverer, men også som unødig kontrol.
”For størstedelen af joblønnede funktionærer vil værdien af den ny arbejdstidslov være svær at få øje på,” mener Michael Dupont Fischer, der er salgschef hos konsulenthuset Azets, som hjælper sine kunder med opgaver inden for økonomi, løn og HR.
Han har brugt de seneste mange måneder på at hjælpe kunderne med, hvordan reglerne implementeres i praksis med så få gener og udgifter som muligt.
”Når nu reglerne er der, så kan man med fordel bruge den nye lov til at italesætte vigtigheden af fraværsregistrering. For virkeligheden er ofte den, at medarbejderne ikke får registreret deres fravær, og at virksomheden ikke tjekker det. Og det kan betyde millioner af kroner, hvis 4-800 ansatte blot misser at registrere én feriedag,” forklarer han.
Værdien af god kommunikation
Annette Holse bruger i forvejen lønsystemet fra Azets, og hun har været glad for den dialog, hun har haft med Michael Dupont Fischer og resten af huset om de nye regler. Både til generelle webinarer om lovændringerne og til specifikke møder om arbejdsgangene hos Bravida Danmark.
”Hos Bravida går vi op i medarbejdernes helbred og trivsel. Derfor tror vi på, at en for stor arbejdsbyrde bliver fanget i den daglige dialog mellem medarbejdere og ledere. Nu får vi imidlertid et ekstra redskab til lederne, som gør det muligt at sætte hurtigere ind i de situationer, hvor en medarbejder over tid arbejder for meget. Det er til gavn for alle og kan vise sig positivt på både den menneskelige og Bravidas bundlinje,” sige Annette Holse.
Det er Michael Dupont Fischer enig i, og i den forbindelse er især tre væsentlige indsigter. For det første er reglerne i familie med GDPR, for de handler om at beskytte medarbejderne.
”Reglerne er ikke en kontrol, men sigter på, at medarbejderen skal behandles ordentligt,” siger han.
Det kræver dog en god kommunikation for at lykkes.
”I forhold til medarbejderne er det en stor change management-opgave, som kræver veltilrettelagt kommunikation på f.eks. intranettet, som tydeligt forklarer, hvordan afvigelsesregistreringerne skal laves,” siger han
Og endelig er det væsentligt, at lovgivningen træder i kraft den 1. juli 2024, som faktisk er det eneste tidspunkt, hvor man på grund af sommerferie ikke skal sætte ændringen i drift.
”Så det er vigtigt, at man som virksomhed reflekterer over, om det skal ske enten før eller efter,” siger han.
Læs her, hvordan Azets kan hjælpe jeres virksomhed med at blive klar til den nye arbejdstidslov
