Debat

Fem former for svindel: Undgå intern svindel med en god arbejdskultur og digitale værktøjer

Svindel i virksomheder er et større problem, end mange tror. En tredjedel af al intern svindel kan tilskrives manglende kontrol.

Hvordan man end vender og drejer det, kan vi ikke komme uden om, at hjemmearbejde er blevet den nye normal i 2020, og at tendensen vil strække sig ind i det nye år. En undersøgelse fra SAP Concur viser, at danske arbejdsgivere generelt har formået at skabe og fastholde gode rammer for deres medarbejdere, og at der er stor tillid til medarbejderne på hjemmekontorene.

Og netop denne tillid er afgørende for, at danske virksomheder kan tage kampen op mod konkurrenter, men også mod en intern trussel: Svindel. For svindel sker fortsat internt i virksomheder og er - bevidst eller ubevidst - et større problem, end mange tror. En virksomhed kan miste op til fem procent af sin årlige omsætning på grund af intern svindel. Det viser et globalt studie fra AFCR.

Samme studie viser, at en tredjedel af alt intern svindel kan tilskrives manglende intern kontrol. For at komme problemet til livs skal virksomhedsledere derfor være mere konsistente og gennemgå udlægsrapporter grundigere - en opgave, der ofte negligeres på grund af tidsmangel - og til det er de rette værktøjer til audits og revision afgørende.

Men er det så bare ligetil at identificere og bekæmpe intern svindel med teknologi?

Selvom man kan komme langt med revisionsværktøjer, er løsningen desværre ikke helt så enkel. Der er i lige så høj grad brug for en god arbejdskultur, hvor medarbejderne opfordres og nudges til at træffe de rigtige valg, så de ikke begår bevidste eller ubevidste fejl, der kan koste virksomheden dyrt.

Herunder er de fem oftest dokumenterede former for svindel, som virksomheder bør være opmærksomme på - og et bud på, hvad virksomheder kan gøre for at undgå dem.

  1. Pynte på kilometertallene: Det kan være svært at validere medarbejdernes faktiske antal kørte kilometre, når der skal afregnes kørselsgodtgørelse. Det giver medarbejderen mulighed for at lege med kilometertallene. For virksomheder kan det hurtigt løbe op, hvis for eksempel 50 medarbejdere alle tilføjer 5 kilometer ekstra per gang.
  2. Snyd med taxakvitteringer: Nogle taxachauffører i udlandet skriver stadig kvitteringer i hånden. Det giver for eksempel medarbejdere mulighed for at ændre et nul til et ottetal og på den måde få refunderet 188 kroner i stedet for 100. Ligeledes kan det være nemt at få refunderet en privat taxatur på en strækning, der også køres i arbejdsregi. For at afbøde dette kan virksomheder investere i værktøjer, der integrerer og importerer digitale kvitteringer direkte fra taxa-apps.
  3. Falske udgifter: Kontante køb kan være nemme at snyde med. En medarbejder kan for eksempel indsende et mindre udlæg for morgenmad uden en kvittering, hvor det senere viser sig, at morgenmaden var inkluderet i hotelopholdet. Med integrering af fulde rejseplaner og tilhørende dagsberegninger kan virksomheder undgå denne slags dobbelte omkostninger.
  4. Dyre dobbeltudgifter: Hvis to medarbejdere for eksempel er ude at spise sammen, og efterfølgende begge indsender regningen for udlægget, betyder det dobbelt op på udgifter for virksomheden. Dette kan både være bevidst eller ubevidst. Duplikerede regninger kan afhjælpes med apps, der splitter regningen op eller gør det muligt at tilføje kolleger til udgiften, som skal verificere beløbet.
  5. Ubevidste medarbejderfejl: I alle virksomheder sker der selvfølgelig også helt ubevidst snyd, der kan tilskrives sjusk og helt almindelige menneskelige fejl på grund af manuelle processer eller opgaver. Hvis virksomheden ikke har værktøjer til at identificere netop dette eller guide medarbejderne, kan det hurtigt løbe op.

Det er næsten utænkeligt at finde en virksomhed uden nogen som helst problemer eller uregelmæssigheder - hvad enten det skyldes ubevidste fejl eller bevidst svindel. Men med en god arbejdskultur baseret på tillid og ikke mindst de rette revisionsværktøjer, der aktivt kan forhindre i hvert fald de ubevidste fejl, kommer man langt.

BRANCHENYT
Læs også