Samarbejdets svære kunst

Dette er et debatindlæg: Finans bringer løbende indlæg fra specialister og meningsdannere. De er alle udtryk for den pågældende skribents egen holdning.

Forestil dig, at ingen kan se dig eller høre dig, når du møder på arbejdet, og at du heller ikke kan se eller høre dine kollegaer. Du har heller ingen ide om, hvad de hver især laver, og slet ikke hvorfor. Det eneste tidspunkt, muren bliver brudt, er når du skulle levere noget. Effektivt? Næppe. Ikke desto mindre er det sådan, mange outsourcer it-arbejde i dag. Ikke mærkeligt, at det går galt fra tid til anden.

Næsten alt it-arbejde kan udføres, hvor det skal være på kloden, da de grundlæggende teknologier og metoder er dokumenteret på engelsk, og da internettet har nedbrudt de sidste rester af fysiske barrierer. På den måde er det blevet muligt at få udført teknologisk udvikling og drift til timepriser, der er langt under de danske. Samtidig med, at der er et stort udbud af højtuddannede it-specialister – modsat herhjemme, hvor de er en mangelvare. Derfor outsourcer en lang række store og små virksomheder it-opgaver til primært Østeuropa og Asien. De fleste, der har prøvet det, har både haft gode og dårlige erfaringer.

Det første, der går galt for mange, er den overordnede styring.

Kun halvdelen af danske virksomheder har formuleret de strategiske rammer for anvendelse af it-outsourcing og lige så få har besluttet, hvilke kompetencer der skal ligge internt, og hvilke, som skal hentes udefra. Det viser den seneste udgave af undersøgelsen af ”IT i praksis”, der udgives hvert år af Dansk IT og Rambøll Management Consulting. Rundspørgen kom også frem til, at lige så få arbejder professionelt med kontrakt- og leverandørstyring.

Alt for mange arbejder med andre ord uden en samlet plan eller retning for it-outsourcing. Hvad værre er: Der er ikke sket en ændring af modenheden på dette område de seneste fem år, fremgår det også af analysen.

Det næste, der kan mislykkes, er de daglige vilkår for arbejdet.

Thomas Tøth har skrevet en ph.d.-afhandling på Copenhagen Business School (CBS) om globalt samarbejde inden for it-arbejde og fungerer i dag som konsulent inden for området hos firmaet MIO Management. For at forklare vanskelighederne ved de virtuelle teams beskriver han fordelene ved det fysiske nærvær.

Når vi sidder sammen, består næsten 90 pct. af vores ansigts-til-ansigts tid af non-verbal kommunikation, hvor vi indirekte og ubevidst interagerer med hinanden. Alligevel aflæser vi løbende aflæser hinandens reaktioner og humør.

På den måde er der meget, vi ikke behøver at fortælle hinanden, samtidig med at vi lige kan spørge, hvis vi er i tvivl.

Endelig opbygger vi sociale relationer ved de små møder ved kaffeautomaten, julefrokosten og alt det, der også foregår på en arbejdsplads. Alt sammen er med til at opbygge tillid. Og har vi tillid, stoler vi på, at kollegaerne nok skal løse deres del af projektet.

Modsat er det med kollegaer, der befinder sig i et andet land – eller i en anden by. Her er der ofte nærmest ingen relation, og tillidsskabelsen har ringe vilkår. Derfor er det nødvendigt at gennemføre en række praktiske tiltag, når specialister skal arbejde sammen på afstand.

Tøth anbefaler i første omgang at starte langsomt og sørge for, at samarbejdet indledningsvist drejer sig om projekter uden det store pres eller risici. Derefter anbefaler han, at der skabes klare rammer i form af eksempelvis forklarende stillingsbetegnelser og præcise ansvarsbeskrivelser. Fælles oplevelse af fremdrift i form af hyppig statusrapportering er også et væsentligt bidrag til succes. Begge dele virker kunstige på danskere, men er nødvendige.

Sidst, men ikke mindst, anbefaler Thomas Tøth at man imiterer nærvær ved hjælp af de mange teknologiske hjælpemidler som webcams, der kan være tændt hele dagen, eller brug af chat værktøjer. Men igen er det vigtigt eksplicit at aftale spillereglerne: Hvor hurtigt kan man eksempelvis forvente et svar, når man har sendt et spørgsmål? Er det eksempelvis ok at vente, til man er færdig med den opgave, man er i gang med?

Hvor vi normalt fokuserer på mødefaciliteterne er det efter Tøths erfaring lige så vigtigt at tænke over den daglige, løbende og tillidsskabende dialog. Allerbedst er det naturligvis, hvis specialisterne fra tid til anden arbejder fysisk sammen, men de digitale muligheder kan være et godt supplement.

Intet af det ovenstående er raketvidenskab, men alligevel – og måske derfor – er der mange, som undlader at gøre det, vurderer Tøth.

En anden måde at håndtere problemstillingerne på er alene at outsource afgrænsede og standardiserede opgaver. Det foretrækker de fleste virksomheder, viser den seneste udgave af ”IT i praksis”. Men på den måde får vi ikke den fulde gevinst ud af at kunne arbejde sammen med dygtige og effektive it-specialister i andre lande.