Erhverv
0

Har du glemt at vedhæfte en fil? Her er tre dødssynder, når du skriver arbejdsmails

Forbes har listet tre utilgivelige fejl, der alle koster gevaldigt på dit virtuelle visitkort.

Har du også stavet modtagerens navn forkert i en mail? Så læs med her. Foto: Finn Frandsen

Er du den pedantiske type på kontoret, behøver du ikke læse videre.

Har du derimod prøvet at glemme at "cc" (tilknytte) nogen på en fællesmail, eller endnu værre, tilknytte nogen der absolut ikke skulle læse med, er du havnet det rigtige sted.

Forbes har nemlig listet tre absolutte no-go's udi kunsten at skrive en ordentligt arbejdsmail.

Siden e-mails er blevet en fuldstændig integreret del af de flestes arbejdsliv, er det også et af de steder, hvor det virkelig kan svare sig at have styr på tingene. 

I takt med at tilgængeligheden, hastigheden og ikke mindst brugervenligheden i at sende digital post er vokset, er omhu og præcision tilsvarende blevet nedprioriteret, beretter Forbes.

Hvor de fleste kolleger og chefer har en vis tolerancegrad for stave- og slåfejl, har Forbes derimod samlet tre fejl, som er mere eller mindre utilgivelige, hvis man gerne vil opfattes som en kompetent og professionel medarbejder. 

Dødssynderne, når det gælder mails, kommer her:

1. Glemme at vedhæfte en fil

Lidt af en klassiker. Til Forbes fortæller karrierecoach Rajov Nathan, at han i dag er enormt taknemmelig for funktionen i mailprogrammerne Outlook og Gmail, der advarer ham om, at han er på vej til at sende en besked uden en vedhæftet fil, når han i teksten eksplicit har skrevet, at han har vedlagt en fil. Den funktion eksisterer også i de danske versioner, men det er ikke altid, mailprogrammet registrerer det. Derfor er det altid en god idé, at man sikrer sig, at filen faktisk er vedhæftet, inden man skriver det i teksten.

Rajov Nathan indrømmer nemlig, at han i starten af sin karriere havde en dårlig vane med at skynde sig, så der ofte stod "se venligt den vedlagte fil" uden det mindste spor af en digital papirklip.

Herefter fulgte endnu en mail til modtageren med undskyldningen: »Beklager, her er filen«, hvor Rajov Nathan på ny havde glemt filen.

Somme tider tog det fire mails, »før jeg fik vedhæftet den forpulede fil,« fortæller han til Forbes. Til sidst blev det så grelt, at det blev nævnt til hans mus-samtale.

»Det ser jo bestemt ikke godt ud i modtagerens øjne,« konkluderer Rajov Nathan, der efterfølgende idiotsikrede sin computerskærm med en påklistret papirstrimmel, hvorpå der stod: »Har du husket at vedhæfte filen?«

Det råd er hermed givet videre.

2. Man fatter sig ikke i korthed

Næste punkt er mindre teknisk, men mindst lige så irriterende. Med udsigten til en længere læseopgave, står de fleste mailmodtagere simpelthen af, forklarer karrierecoach Jenny Foss.

Hun understreger vigtigheden af, at man udelukkende skriver det mest nødvendige i mailen og ikke ét ord mere end det. 

»Forstår man ikke at fatte sig korthed og levere et kort og tydeligt budskab med modtagerens tidshorisont in mente, kan man enormt let irritere en kollega eller chef, der ellers er både i stand til og også gerne vil høre ens budskab,« fortæller Jenny Foss. 

Hun tilføjer, at man særligt skal spare på ordene, når det gælder mails, hvor man som afsender beder om en tjeneste eller noget input.

Selv om det kan være enormt nyttigt med mails frem og tilbage, bemærker Jenny Foss, at det er en god idé at have i baghovedet, at modtageren måske generelt ikke kan udstå lange mailkorrespondancer.

Som afsender ved man ikke, om modtageren normalt sidder til langt ud på natten i et desperat forsøg på at reducere listen af ulæste mails, så frem for en længere korrespondance skal man i stedet samle tankerne og forfatte en enkelt (og kort!) mail, hvis man ikke vil virke »uprofessionel eller direkte uforskammet,« konkluderer hun.

3. Staver modtagerens navn forkert

Nej og atter nej. Det går simpelthen ikke.

Navnet med den rette stavemåde er tit oplyst i modtagerens signatur fra den foregående mail. Det er blot at kigge lidt længere nede af siden, inden man trykker send.

Tager det to ekstra sekunder? Ja. Men i det store hele, er de to sekunder virkelig godt givet ud.

Især hvis man ikke vil fremstå som sløset, distræt, dum, arrogant - ja slet og ret uprofessionel.

BRANCHENYT
Læs også