Sådan skriver du en ordentlig mail - og her kan det gå galt
Få syv gode råd til hvordan du skriver en god arbejdsmail, og til hvad du bestemt ikke må skrive.
De fleste af os modtager og sender hver dag et hav af mails, som vi bruger lang tid på. Men hvordan laver man egentlig en god og professionel arbejdsmail, hvor modtageren hverken bliver fornærmet eller forvirret, men derimod hurtigt fanger dit budskab.
Mette Aagaard, der er uddannelsesleder på forsikringsbranchens uddannelsesinstitution, Forsikringsakademiet, står for at undervise medarbejderne i forsikringsbranchen i, hvordan de kommunikerer godt med deres kunder via mails.
Der er stor forskel på, hvilken tone man kan bruge i forskellige sammenhænge, og på hvad man kan tillade sig at skrive alt efter, hvor godt man kender modtageren. Men der er alligevel en række råd, som gælder uanset, om du sender mails til kunden, chefen eller forretningspartneren.
- Skab en god kontakt fra starten. Ligesom vi hilser på hinanden, når vi mødes fysisk, er det også vigtigt at bruge en tiltale-hilsen, når man sender en mail. Start med ”Hej” eller ”Kære”. Skriver din kunde ”Kære” til dig, så er det en god idé også at skrive ”Kære” til kunden, men ellers er der ikke nogen regel for, hvornår man bruger ”Kære” frem for ”Hej” eller omvendt. Husk at en mail ofte er en opfølgning på noget, og det er godt at nævne i starten af mailen, så skriv f.eks.: ”Tak for mødet…”
- Lav struktur på din mail. Med en god opbygning gør du din mail mere overskuelig for modtageren. Lav en indledning med tiltale-hilsenen, derefter kommer fakta og det som mailen egentlig handler om. Sørg for, at få budskabet i din mail skrevet så tidligt som muligt. I afslutningen er det en god idé at opsummere, hvad modtageren kan forvente at du gør, og hvad modtageren skal gøre. Skriv f.eks. ”Når jeg har modtaget dokumentet fra dig, så gør jeg sådan og sådan, og det tager ca. en uge.” Derudover er det god stil lige at afslutte sin mail med ”God weekend” eller ”Du må have en god dag.”
- Brug emnefeltet meningsfuldt. Teksten i emnefeltet på mailen skal være relevant, sigende og kort. Når modtageren ser overskriften på mailen, skal vedkommende være klar over, hvad det handler om. Derfor skal der ikke bare stå et referencenummer i emnefeltet.
- Lav et læsevenligt layout. Tænk i afsnit og lav luft i teksten. Man læser anderledes på en skærm, og derfor må et afsnit maksimalt bestå af fem sætninger. Det er en god idé at bruge underoverskrifter og punktopstilling, når det giver mening. Mails er en hurtig kommunikationsform, og et læsevenligt layout hjælper læseren til hurtigt at forstå budskabet.
- Skriv kort og præcist. Det er vigtigt at bruge ord som modtageren kender og forstår. Inden for de fleste fag findes et fagsprog, som kunderne måske ikke forstår, så det skal man undgå. Husk også at skrive korte sætninger uden indskudte sætninger, der forvirrer modtageren.
- Skriv mails i en god tone. Du må aldrig sende en mail, mens du er frustreret eller sur. Tænker du ”klaphat” eller ”hvor er hun dog krævende,” mens du sender mailen, vil det afspejles i den måde, som du skriver på. Vent i stedet en halv time med at skrive mailen. Husk også at det er dårlig stil at skrive med store bogstaver, bruge udråbstegn eller flere spørgsmålstegn efter hinanden. Når du skriver ”HVORNÅR FÅR JEG EN TILBAGEMELDING????” vil modtageren opfatte det som om, du råber.
- Ironi hører ikke hjemme i mails. Når vi taler med andre face to face, kan vi bruge ironi, fordi vi samtidig kan signalere med vores kropssprog og stemmeføring, hvad vi egentlig mener. Det kan vi ikke over en mail. En smiley kan ikke gøre det ud for den manglende øjenkontakt. Faktisk kan en smiley ofte virke lige modsat hos modtageren, fordi nogle opfatter det som uprofessionelt. En tommelfingerregel er, at hvis kunden bruger en smiley, så kan du også sende en den anden vej, men lad kunden være den første til at bruge dem i samtalen.
