It-fiaskoer udstiller organisatoriske problemer

Dette er et debatindlæg: Finans bringer løbende indlæg fra specialister og meningsdannere. De er alle udtryk for den pågældende skribents egen holdning.

Den danske professor Bent Flyvbjerg steg op på den globale guru-himmel, da han med forskning og international fagbog slog fast, at it-projekter er langt mere risikable, forsinkede og fordyrede end transportprojekter, som ellers er de værste. Budgetoverskridelser på 450 pct. (i gennemsnit!) kvalificerer it-projekterne til den absolutte bundprop som de mest ustyrlige blandt samtlige projekttyper.

Nu fristes svage sjæle måske til at tro, at problemet udelukkende gælder offentlige it-projekter, men det er næppe så nådigt. Bent Flyvbjerg selv afviser ikke, at billedet også dækker private virksomheder, som bare lægger låg på informationen om nedlæggelse af fejlslagne projekter eller kørende it-projekters overskridelser af tidsplan og budget. Selv kender jeg da også til adskillige danske virksomheder, som har smidt millioner af kroner efter it-fiaskoer.

Problemet er, at it og digitalisering nu griber ind på alle niveauer og på mange måder i vores organisationer. Samtidig udvikler teknologien sig hurtigt, og det sætter samlet set vores beslutningsprocesser under pres. Vi kan ikke digitalisere løs i den ene ende af vores virksomhed, uden at det har konsekvenser i den anden ende. En digital forretningsproces påvirker arbejde og beslutninger på alle niveauer. Data fra et niveau i én funktion påvirker på et andet niveau i en anden funktion.

Det er klart, at hvis den organisatoriske maskine ikke hænger utroligt godt sammen, går det galt, når ledere træffer beslutninger uden at kende og forstå konsekvenserne nede på medarbejderniveau. It-fiaskoerne afslører om noget fraværet af røde tråde og samlet procesviden i vores organisationer. Vi skal styrke vores evne til at tage denne kompleksitet ind og samtidig kunne skære igennem og tage beslutninger.

Virksomheders mål er at sikre optimal drift og samtidig mulig innovation gennem digital transformation. It-løsningerne er på den ene side en ren, rå driftsmuskel, der får hverdagen til at fungere, så kunden får sin vare til tiden. På den anden side rummer data et stort potentiale for at forandre og bringe virksomheden et andet sted hen. AI banker hårdt på døren for at få lov at lave mirakler med stringente data.

Et af tidens helt store svar på denne kompleksitet er standardsystemer og cloud. Men hvis man placerer ansvaret for it i et kontor under CFO’en, reducerer man meget hurtigt it og digitalisering til at handle om et værktøj og ikke om lederskab for hele organisationen. Det kan f.eks. føre til at virksomheder satser på standardsystemet, og tror (håber) at systemet selv klarer det hele. Derfor sparer man uddannelsen og træningen af medarbejderne væk, selv om valget af standard akkurat kræver at masser af medarbejdere forstår, accepterer og er motiveret til at følge en ny arbejdsgang.

Bent Flyvbjerg har selv peget på fire elementer i en løsning. Modularitet (spis elefanten i små bidder), hastighed (brug masser af tid på planlægning og forberedelse og eksekver i en fart), pas på bias (den største risiko kommer fra egne forkerte antagelser) og erfaring (benyt erfarne folk på projektet eller drop det).

Man kunne tilføje, at digital transformation i høj grad afhænger af teknisk og forretningsmæssig forberedelse, proces-oprydning, struktur og den helt afgørende integration mellem termer, enheder og logik i virksomhedens forskellige niveauer og funktioner.

Og problemstillingen med it-fiaskoer (som vi i Danmark har talt om i årtier), rejser også en række vigtige spørgsmål: Er der nok proces-indsigt i bestyrelserne, som skal overvåge it-projekterne? Forfalder vi til udelukkende økonomisk opfølgning, så funktionalitet og værdiskabelse nedprioriteres?

Allervigtigst: Digital transformation er et topledelsesprojekt. Når et mylder af historisk bestemte arbejdsgange skal skæres til og uniformeres, kræver det pres og styring fra en ledelse, som ved, hvad de nye stringente data skal bruges til. Og ja, selvfølgelig koster det noget, men værdien på den anden side er også helt enorm. Har ledlesen styr på data og styr på forretningsprocesserne, står den med en vinderhånd på tærsklen af AI-revolutionen.