Dette skal I tænke på, når I vælger elektronisk fakturahåndteringssystem

Dette er sponsoreret indhold fra Palette Software, publiceret 29. oktober 2021.

Som virksomhed er det nødvendigt med fakturastyring. Langt de fleste danske virksomheder gør i dag brug af et digitalt system til håndtering af deres fakturaer. At holde styr på fysiske fakturaer i ringbind og at bogføre tallene manuelt er både besværligt, tidskrævende og med stor risiko for fejl. Der er derfor al mulig grund til automatisering af hele processen fra køb af leverandør til bogføring af købet. For at effektivisere fakturahåndteringen mest muligt, er det bedst at vælge et system med automatisk fakturahåndtering og mulighed for integrering med det økonomisystem, I allerede gør brug af. I denne artikel kan I læse mere om de faktorer, I skal tænke på, når I vælger elektronisk fakturahåndteringssystem.

Håndtering af forskellige typer af faktura

Der findes mange forskellige typer af faktura, som I kan modtage fra din leverandør. Mens nogle stadig gør brug af fysiske fakturaer, bruger andre PDF eller e-fakturaer. Dette er vigtigt, for I skal vælge et fakturahåndteringssystem, der kan indlæse data fra alle de typer af fakturaer, I kan forestille jer at modtage. Programmet skal omdanne oplysningerne fra fakturaen til elektronisk format. Med fakturaerne samlet ét sted, ligegyldigt hvilken form de er i, har I samtidigt en tryghed i, at de ikke bliver væk.

Let implementering i eksisterende systemer

I bruger sikkert allerede et økonomisystem til jeres bogføring, og det kan derfor være en fordel at vælge et fakturahåndteringssystem, der kan forbindes og synkroniseres med det eksisterende system. Hvis I vælger et system, hvor både fakturaens data og selve fakturaen automatisk overføres til økonomisystemet, når den er blevet godkendt, sparer I et helt trin i faktureringsprocessen og dermed en masse tid. Det er også en fordel at vælge et system, der gør brug af Cloud-tjenester, så jeres virksomhed nærmest ikke har behov for at trække på egne it-ressourcer i implementeringen af programmet.

Brugervenlighed og let tilgængelighed

Vælg et system, der er brugervenligt, intuitivt at gå til og som giver jer et godt overblik. I har blandt andet brug for et godt overblik over alle fakturaer, og hvilken status, de har. Nogle systemer kræver efteruddannelse af alle de ansatte, der skal gøre brug af systemet, men der er også mange muligheder for at vælge et system, der er let for alle virksomhedens relevante ansatte at bruge uden ekstra uddannelse. Derudover kan I tænke på at vælge et system, der ligger i Cloud og dermed er let tilgængeligt for jeres medarbejdere. Ligger et program i Cloud, behøver man ikke en VPN-forbindelse for at tilgå programmet, hvilket gør det lettere at arbejde hjemmefra eller på farten. Vælg derudover et program, der kan tilgås fra mange forskellige enheder. Det vil sige et program, hvor I kan håndtere jeres fakturaer let, hvad enten det er på et smartphone, tablet eller computer. Det betyder, at jeres medarbejdere nemt kan godkende fakturaer på telefonen, mens de for eksempel venter på et fly eller venter på næste kundemøde.

Automatisk kontering

I sparer meget tid, hvis I vælger et program, der selv kommer med konteringsforslag. Særligt, hvis I har en større virksomhed med mange daglige udgifter og indtægter, kan dette sparer jer for tid. Det betyder, at I slipper for manuelt at skulle tildele de enkelte udgifter og indtægter et kontonummer, og det gør arbejdet langt hurtigere.

Let godkendelsesflow

Vælg et system, hvor det er let at godkende fakturaer, det vil sige, at det gerne skal kunne foretages med et enkelt klik. For at et elektronisk fakturahåndteringsprogram derudover virkelig kan gøre en forskel for effektiviteten i jeres virksomhed, er det en fordel at vælge et med automatiske godkendelsesflow. Det betyder, at systemet kan matche, kontrollere og behandle fakturaer automatisk, som systemet kan matche med kontrakter og indkøbsordrer, I allerede har indgået. Et optimalt godkendelsesflow gør, at I kun behøver at godkende de fakturaer, der afviger, hvilket sparer jer for meget tid og besvær. Med et automatisk godkendelsesflow slipper I samtidigt for situationer, hvor I ikke får betalt jeres fakturaer til tiden.

Datasikkerhed

Med et elektronisk system kan I øge sikkerheden i din virksomhed, fordi det bliver sværere at snyde med bilag. Vælger I et system, hvor bilag kun kan godkendes af enten relevante medarbejdere eller af systemet, fordi de er blevet matchet med kontrakter, er det svært at snige bilag ind i flowet, som ikke hører til der. Programmet gør samtidigt, at I slipper for at komme til at betale regninger to gange samtidigt med, at et indbygget revisionsspor kan vise hvem, der har gjort hvad. Et system, der ligger i Cloud, gør, udover at mindske jeres behov for intern it-support, også, at jeres data er et meget sikkert sted sammenlignet med, hvis I vælger lokalt installeret software. I skal ikke tænke på, at jeres software skal opdateres, da det sker automatisk, hvilket mindsker risikoen for sikkerhedsbrud.