Skjulte fakturafejl kan blive dyre
En ny rapport fra fintech- og konsulentfirmaet Qvalia afdækker, at de mange uopdagede faktureringsfejl i danske virksomheder løber op i store tabte summer.
Siden 2007 har konsulentvirksomheden Qvalia beskæftiget sig med transaktionsadministrationsteknologi og er i dag blandt de førende på feltet i Norden.
Og noget mere jordnært dækker det lange ord over, at de tilbyder finansielle it-løsninger, der kan bistå virksomheder med at overvåge og automatisere ved håndtering af bl.a. fakturering, momskontering, kreditering, debitering og bogføring.
Med andre ord har de styr på pengestrømmene ind og ud blandt mange små som store firmaer i erhvervslivet.
Særligt mængden af uopdagede faktureringsfejl har de i en ny rapport haft øjnene på:
Her er konklusionen, at de mange bække af ofte små fakturafejl fører til relativt store, skjulte tab i danske virksomheder. Analysen viser, at hver af de danske virksomheder, der indgår i undersøgelsen, i gennemsnit har et årligt tab på knap 320.000 kr. på grund af fejl.
I rapporten, som Qvalia har udarbejdet, har de gennemgået næsten 26 mio. købsfakturaer i hele Norden og fundet frem til, at lige over en halv procent af dem bliver håndteret forkert.
Og fejlene, der f.eks. dækker over menneskelige, forkerte indtastninger og software- samt momsfejl, opstår, selv om virksomhederne faktisk bruger en del tid på at rette og komme problemet til livs.
»Fejl ved håndtering af fakturaer har den konsekvens, at danske virksomheder oplever unødvendige kapitaltab. Dette til trods for, at der allerede bruges en masse ressourcer på at forsøge at finde og rette fejl. Det er penge, der i stedet kunne udvikle virksomheden og dens konkurrenceevne. Ikke mindst i tider som disse,« udtaler Michael Larsen, der er dansk country manager hos Qvalia.
Med blik alene på Danmark blev i alt 3,1 mio. indkøbsfakturaer analyseret, og her viste hver faktura i snit et tab på 2,31 kr., der måske umiddelbart kan synes at være en bagatel.
Men på den større bundlinje svarer det altså årligt til et tab på knap 320.000 kr. for hver virksomhed, når samtlige fakturafejl lægges sammen, og hvor beløbet er baseret på, at knap 0,08 pct. af fejlene i Danmark aldrig bliver opdaget og passerer ubemærket igennem.
»Jeg har analyseret flere hundrede firmaer, og vi oplever mest, at de er ret konservative i deres bogføring for ikke at snyde andre, så derfor udligner de negative og positive fakturafejl sig ikke, men ender med at give tab,« siger Michael Larsen.
Rapporten angiver også, at organisationer med en høj årlig transaktionsvolumen har en betydeligt højere procentdel korrekte transaktioner end organisationer med en lav transaktionsvolumen.
De fremkomne resultater afdækker desuden, at der er forskelle blandt landene i Norden. Mens Danmark har den laveste, samlede fejlprocent med 0,08, skiller Norge sig negativt ud. Her er hyppigheden næsten 10 gange højere med fejl i 0,73 pct. af alle konteringer, hvilket modsvarer et tab på over 2 mio. norske kr. for hver virksomhed.
Qvalia lever af at sælge løsninger, der kan forhindre fejlene, så derfor anbefaler de da også, at virksomhederne søger hjælp, der ligger udover den indsats med at finde fejl, som allerede foregår i virksomhederne - og hvor størstedelen trods alt findes.
»Jo bedre kontrol du har på dine regnskabsdata, desto færre fejl vil virksomheden opleve. Løsningen for langt de fleste virksomheder er en øget digitalisering med eksempel e-fakturaer for at forbedre automatiseringsprocesserne,« siger Michael Larsen og giver samtidig de generelle råd, at virksomhederne skal forsøge at udfase papir og pdf-filer, opfordre forretningskontakter til at bruge elektroniske fakturaer samt internt prøve at fjerne manuelle håndteringer, der kan medføre menneskelige fejl.
