Debat

00’erne ringede, og de vil have deres procesoptimeringer tilbage

Det er på tide at få gjort op med topstyret optimering. Lyt i stedet til de medarbejdere, der er tættest på udfordringerne og har det stærkeste incitament til at finde løsninger.

Vi har fået organiseret os på en måde, der gør arbejdsflow vanskeligere og beslutningsprocesser langsommere. Til trods for, at der i virkeligheden er behov for det modsatte i en verden, karakteriseret ved høj grad af uforudsigelighed og forandring.

Her handler det ikke udelukkende om covid-19, selvom denne pandemi i den grad har fået sat spot på, at kun organisationer, der hurtigt kan tilpasse sig, har en chance for at overleve. Her handler det i lige så høj grad intensiveret konkurrence fra Asien, et stigende antal unicorn-virksomheder, der sætter ny dagsorden, og en demografisk udvikling globalt, der påvirker efterspørgsel og tendenser.

I takt med at virksomheder vokser, øges antallet at processer og niveauet af bureaukrati. Der bliver tilføjet compliance-processer (læs: kontrolprocesser), klima-boards og nye IT-systemer, der understøttes af endnu flere processer.

I mange virksomheder mærkes frustrationen direkte, når tunge processer og beslutningsveje ender med at bremse for handling. Når engagerede medarbejdere kan se, at der er et helt konkret behov for at gøre noget – noget nyt eller noget anderledes, men initiativ og innovation bremses af roadmaps og endeløse beslutningsfora og tilhørende oplæg.

Derfor igangsættes der procesoptimeringsprojekter under farverige overskrifter og billeder af gazeller og raketter. En særligt udvalgt gruppe eksperter skal på ny designe version 2.0, og herefter skal de nye processer udrulles og implementeres. Der afholdes workshops og kick-offs – og vigtigst af alt; der er en plan, en slutdato og et slutmål: version 2.0.

Men 00’erne ringede, og de vil have deres forældede organisationssyn og procesoptimeringer tilbage! En kontrolleret, topstyret udrulning af best-practice hører ikke hjemme i en kompleks virkelighed.

Med ordene fra nobel prisvinder Elinor Ostrom: »Der er ingen grund til at tro, at bureaukrater og politikere, uanset hvor velmenende, er bedre til at løse problemer end de mennesker, der er tættest på, og som har det stærkeste incitament til at få løsningen rigtig.«

Det er urealistisk at en gruppe udvalgte, uanset hvor velmenende og talentfulde, vil have den nødvendige indsigt, der opstår og opnås gennem daglige interaktioner og observationer i alle grene af organisationen. En analytisk baseret og designet tilgang vil hurtigt komme ud af trit med omverdenen, da konteksten ændrer sig og tilpasser sig konstant.

Hvordan kan organisationer blive bedre til at agere og dygtigere til at optimere i en uforudsigelig virkelighed?

Der er behov for at træde væk fra de gamle praksisser med ren opgradering af de gamle processer, implementeret med traditionel udrulning. Det er nødvendigt at tænke organisationen som en organisme, der er i stand til at observere og agere på behov og efterspørgsel fra en omverden bestående af kunder, brugere, medarbejdere, lovgivning, samfund, osv.

Det er en svær omstilling, fordi svaret ikke er givet på forhånd, og det er en løbende rejse. Men det vil være nemt, fordi handling og tilpasning lægges der, hvor handling og forbedring udføres og giver den direkte værdi.

Sådan øger du processernes leveranceevne markant i en omskiftelig virkelighed:

  1. Identificer mini-forretningsområder og deres lokale procesejer.
  2. Lad alle procesejere lytte til deres organisation og omgivelser: Hvad står i vejen for handling?
  3. Hvis flere forretningsområder påvirkes af en justering; involver de relevante, tal sammen og del erfaringer.
  4. Giv alle procesejere mandat til at hacke og eksperimentere med små justeringer og tilpasninger på deres områder med henblik på at fjerne de identificerede barrierer. Der findes masser af inspiration og praksisser, der kan hjælpe til en initial afprøvning, når barrieren er identificeret.
  5. Skab plads til refleksion og kommunikation, så erfaringer kan deles og inspirere på tværs af forretningsområder og ny viden giver mulighed for løbende læring.

Velkommen til næste generation forretningsudvikling!

BRANCHENYT
Læs også