Så skriv dog ordentligt!

De fleste af os har prøvet det, og de fleste af os hader det. At modtage et brev fra en organisation, en myndighed eller en virksomhed, hvor vi ikke forstår indholdet. I gamle dage ville vi bare ryste på hovedet og tænke, at det var os, der var noget galt med. I dag ved vi, at det forholder sig omvendt.

»Det er et krav fra juristerne,« siger de fleste, når man spørger, hvorfor deres breve er gjort uforståelige med opremsninger af love og regler og henvisninger til klage- og ankemuligheder. Men svaret bygger jo på den helt skøre antagelse, at det er jurister, der ved, hvordan man bedst kommunikerer.

Det er og har aldrig været juristernes speciale. Jurister ved (forhåbentlig) meget om lovgivning og regler, men det er de færreste, der er eksperter i kommunikation.

Når det er lykkes for f.eks. Gældsstyrelsen at lave breve, der er til at forstå, er det fordi, man har ladet kommunikationsfolkene om at skrive brevene, hvorefter juristerne så har tilføjet faktabokse med lovtekniske henvisninger, klagemuligheder osv.

Dermed kan man skabe et brev, der både er let at afkode, og som indeholder de nødvendige juridiske henvisninger. Det vigtige er, at ejerskabet for brevet ligger hos dem, der har kommunikationsevnerne, fremfor hos dem, der har den juridiske ekspertise.

Fra skrankepave til konsulent

De uforståelige breve handler dog i lige så høj grad om kultur og tradition.

Rigtig mange akademikere har gennem deres studie lært at skrive uforståeligt ved at starte deres tekst med alle forbeholdene og bruge masser af fagudtryk og akademiske begreber og lange sætninger. De fleste kan sagtens lære at skrive forståeligt, men har man først fået indlejret en akademisk skrivetradition i fingrene, kan det være noget af en omvæltning at lære at skrive modtagerorienteret.   

Når man øver sig i at skrive i øjenhøjde, bevæger man sig også fra at være skrankepaven, der vil bestemme og have magt, til at være konsulenten, der gerne vil hjælpe og se modtageren lykkes. Det kan lyde simpelt, men for mange er det en kolossal rejse.

For rigtig mange handler det også om den tryghed og det indtryk, man giver, når man skriver.

Når kancellisproget i århundreder kunne vokse og blive modellen for den ypperste kommunikationsform, er det jo fordi det knudrede og svære sprog gav det fejlagtige indtryk, at afsenderen var særligt klog eller dygtig. I dag synes vi, at folk der skriver uforståeligt, er respektløse og uengagerede.

Hey you see so…

Dygtige kommunikationsfolk, journalister og retorikere har gennem de sidste 10 år hjulpet alle fra Danske Bank til Politiet og Patent og Varemærkestyrelsen med at ændre den skriftlige kommunikation.

Kancellisproget og henvisningerne til regler og paragraffer er pillet ud af kommunikationen, og den er gjort mere forståelig og modtagerorienteret – i hvert fald de fleste steder og i hvert fald i standardbrevene.

Og det var netop et standardbrev, der sidste år sikrede Nordea Sprogprisen 2021 for årets bedste tekst: »Vi ved godt, at dit barn hverken er højesteretsdommer eller regeringschef«.

Et velformuleret og oplysende brev, der fortalte forældre til børn med konto i Nordea, hvorfor man skulle tjekke, at børnenes juniorkonto ikke bruges til hvidvask eller det der er værre.

Let og elegant fik man sig skrevet rundt om regler og lovgivning med et let aflæseligt glimt i øjet. Og med en lille portion selvironi fik man leveret budskabet i øjenhøjde med de forældre, der ellers sagtens kunne have smidt den slags breve direkte i computerens skraldespand.

En del virksomheder og myndigheder, fra Gældsstyrelsen til Polititiet, har gjort det samme. Måske uden glimt i øjet, men med et klart fokus på modtagerne. Og når nu vi ved, at nogle af de tungeste og mest juridisk komplicerede styrelser formår at skrive forståeligt, så sender det et ærgerligt signal, når man udsættes for det modsatte.

I min indbakke forleden modtog jeg et brev fra Region Hovedstaden. Det var fire sider langt. En tætskrevet labyrint af kompleksitet. Og selvom brevet nok var vigtigt, når nu emnefeltet var »Bispebjerg og Frederiksberg Hospital«, kan jeg ikke gengive to linjer fra det.

Jeg må jo bare krydse fingre for, at det ikke var mere alvorligt end som så. Så skriv dog ordentligt!

Kim Ege Møller