Stop møde-cirkusset, inden vi alle bliver til klovne
Alt for mange møder er fuldstændig spild af tid. Her er opskriften på, hvordan organisationer kan få mere ud af deres møder.
Dette er et debatindlæg: Finans bringer løbende indlæg fra specialister og meningsdannere. De er alle udtryk for den pågældende skribents egen holdning.
Det er som om mødebussen drøner afsted igen med nye racerdæk og speederen i bund. Måske har den endda fået et ekstra virtuelt gear efter hjemmearbejds-pandemien - også kendt som corona - gjorde os alle selvhjulpne inden for onlinemøder.
Hvis bare vi havde samme lyst til at evaluere værdien af de mange møder, som vi har til at indkalde til dem, så tror jeg arbejdsglæde og produktivitet vil bevæge sig et konstruktivt nøk op.
Jeg læste for nyligt en artikel, hvor en amerikansk professor, Steven Rogelberg, fortæller, at hans forskning peger på, at kun halvdelen af møder beskrives som værdifulde af deltagerne. Jeg kan let tilslutte mig de deprimerende resultater.
Jeg har deltaget i tusindvis af møder, og alt for mange af dem har været spild af deltagernes tid. Fra lederens ”en-vejs-kommunikations-afdelingsmøde” til ”ingen-ved-helt-hvad-vi-skal-så-vi-har-inviteret-alle-for-en-sikkerheds-skyld-møderne”.
I min optik mangler de alle det samme; nemlig fokus på værdi.
Derfor har jeg her samlet nogle gode råd, der øger sandsynligheden for et værdifuldt møde.
Overvej om mødet er nødvendigt
Mange møder viser sig, i det berømte bakspejl, at have været unødvendige. Jeg har ofte siddet i et møde og tænkt »det kunne jeg have læst i et nyhedsbrev« eller »det kunne to personer have løst ved kaffemaskinen«. Spørg dig selv om informationerne kan gives bilateralt?
Hold gerne et godt gammeldags fysisk møde
Det kan lyde umoderne, men hvis det er muligt, så saml folk fysisk og opnå fordelene ved, at deltagerne kan aflæse hinandens kropssprog. Hvis alternativet er lange e-mail-samtaler, så er der faktisk forskning, der dokumenterer, at face-to-face-møder er hele 34 gange mere effektive end e-mail-kommunikation.
Skriv en dagsorden med formål
Jeg kan blive helt modløs ved tanken om alle de møder, jeg er blevet indlagt til at deltage i, som ikke har haft en dagsorden. Når du har fundet ud af, at mødet er nødvendigt, så fastlæg et klart formål med mødet, og skriv en dagsorden, hvor du både beskriver formålet og noterer, hvis forberedelse er nødvendig (og det er ofte en god idé).
Dæk de vigtige punkter først
Når du opstiller dagsordenen, så anvend 80/20-reglen. Organiser dagsordenen, så de vigtigste punkter diskuteres først. Hvis I løber tør for tid, vil I have dækket de punkter, der repræsenterer størst værdi.
Opsummer hver konklusion
Sørg for at opsummere hvert punkt på dagsordenen, når emnet er diskuteret færdigt. Hvis der er truffet beslutninger, som kræver handling, så sørg for at blive enige om, hvem der er ansvarlig, og hvad tidsfristen er. En diskussion om en opgave uden tildeling af ansvar og tidsfrist er blot en løs samtale.
Start og stop til tiden
Start til tiden, og vent ikke på nogen. Jeg ville være en rig mand, hvis jeg havde fået en 5-krone hver gang, jeg har deltaget i et møde, der er startet for sent og trukket ud, imens beslutningstagere stille og roligt er listet ud til andre møder.
Vær opmærksom på Parkinsons lov
Lettere omskrevet så har arbejdsopgaver det ifølge Parkinson med at tage den tid, der er afsat til dem. Mekanismerne fra Parkinsons lov kan også gribe ind i møder, der kunne være afsluttet tidligere, men som strækker sig ud over nye emner, hvis tiden tillader det.
Evaluer tidsforbruget
Jeg har mentalt givet mange møder nul stjerner, fordi de ikke har været den investerede tid værd. Jeg har selv indført en nem ROTI-måling (Return On Time Invested) i slutningen af næsten alle mine møder, så vi sikrer, at næste møde bliver endnu bedre. En ROTI, giver en fornemmelse af, hvor værdifuldt mødet var, ved at hver deltager scorer det med en til fem fingre. Og her bør man som møde-facilitator gøre sig umage for ikke bare at få en langemand...
Send referat ud
Referat-skrivning er næppe yndlingsopgaven, men mange værdifulde møder er gået i glemmebogen, fordi der simpelthen ikke er blevet fulgt op. Send gerne referat ud inden 24 timer hvis muligt.
Tilbage er bare at ønske: Rigtig godt, værdifuldt møde derude, helt uden klovnenæser!
