Sådan giver du et jobafslag - med stil

Når man søger et job, skal man ikke regne med at få et afslag, hvis man bliver fravalgt til stillingen.

Mange arbejdsgivere undlader at give jobafslag, viser undersøgelser, og måske derfor har et omfattende et af slagsen fra Uffe Lyngaae, direktør i PR-bureauet Publico, vakt opsigt på det sociale netværksmedie LinkedIn.

I sommers udsendte Uffe Lyngaae afslagsmails til 32 praktikansøgere, der var blevet fravalgt på målstregen, og lagde efterfølgende mailen ud på sin blog. Det har affødt tusindvis af læsninger, hundredvis af likes og positive kommentarer.

»Rigtig mange er fra personer, jeg slet ikke kender. Jeg synes faktisk, at responsen er lidt skræmmende. Jeg brugte en halv time på at skrive afslaget, og så ender det med, at jeg nærmest bliver båret rundt på en kongestol. Det siger måske noget om, hvordan andre virksomheder behandler deres ansøgere,« siger Uffe Lyngaae.

Du kan læse afslagsmailen i sin fulde længde i bunden af denne artikel.

Næsten hver fjerde får ikke afslag på deres jobansøgninger, viste en undersøgelse fra jobportalen Stepstone i 2013, og mange ansøgere bliver spist af med tomme standardafslag. Ifølge flere eksperter er det dumt af virksomhederne, fordi det skader deres image.

Uffe Lyngaae mener, at den beskedne tid, han brugte på at skrive en grundig og pædagogisk afslagsmail, er godt givet ud.

»Ved at give ansøgerne en ordentlig tilbagemelding har jeg potentielt skabt 32 ambassadører, der går ud i deres netværk og taler pænt om min virksomhed. Det er langt mere værdifuldt end alle mulige markedsføringstiltag, jeg kunne have gjort,« siger Uffe Lyngaae og mener, at mailen ikke burde have genereret så megen opmærksomhed.

»Et eller andet siger mig, at mange HR-afdelinger derude ikke er vågnet op til den virkelighed, der rammer: Nemlig at der bliver hård kamp om de kloge hoveder og hænder. Da nytter det ikke noget, at man behandler ansøgere som skidt. Det kommer kun til at ramme en dårligt på et senere tidspunkt,« mener han.

Uffe Lyngaaes afslagsmail, der fylder godt to A4-sider, var dog også ment som en høflig røffel til de afviste ansøgere. I mailen skriver han bl.a., at Publico som professionelle sprogbrugere går ret meget op i kommatering og grammatik.

»Det er tilsyneladende ikke en interesse, som vi deler med samtlige ansøgere,« skriver han og tilføjer, at man som ansøger også skal kunne målrette sin ansøgning til den virksomhed, man søger job hos.

»Ud af de 32 ansøgninger, vi fik, formåede kun fem at målrette deres ansøgning. Det er skidt. Derfor forsøgte jeg ikke kun at give de afviste praktiksøgere en god oplevelse, men også fortælle dem, hvad de bør gøre anderledes ved fremtidige jobsøgninger,« siger Uffe Lyngaae.

Herunder kan du læse afslagsmailen til de fravalgte praktikanter:

Kære praktikant-ansøger

Jeg skriver for at informere dig om, at vi desværre ikke kan tilbyde dig et praktikophold i efteråret.

Dermed ikke sagt, at vi aktivt har fravalgt dig. Sagen er, at vi denne gang har modtaget ekstraordinært mange kvalificerede ansøgninger.

I alt har vi modtaget 32 ansøgninger fra 29 kvinder og 3 mænd. Heraf kaldte vi 7 til samtale og har tilbudt praktikophold til 2 ansøgere (begge kvinder), der skilte sig positivt ud på bl.a. følgende måder:

• Den ene har skrevet klart den bedste – og den mest Publico-målrettede – ansøgning, hvori hun demonstrerede en overbevisende evne til at veksle sin akademiske ballast til brugbare kommunikationsfærdigheder, som fx at udvikle Facebook-strategier, lave interviews, skrive artikler m.m. Hun har tidligere været til praktiksamtale hos Publico, hvorfor hun også havde tilegnet sig en forhåndsviden, som blev udnyttet i såvel ansøgning som samtale.
• Den anden er færdiguddannet cand.ling.merc. og i gang med en diplomuddannelse i journalistik. Hun er statsautoriseret tolk og translatør (!!) og har drevet egen oversættervirksomhed i en årrække. Og eftersom vi i Publico skriver stadig mere på engelsk, var denne ansøgers særlige sprog-skills svære at forbigå.

I forbindelse med vores udvælgelse af samtalekandidater har vi generelt lagt vægt på følgende:

• Modtager-orientering – dvs. ansøgninger med fokus på modtageren frem for afsenderen. Kunsten er jo at vise modtageren hvordan de kompetencer, man har tilegnet sig på sin uddannelse, kan bruges og skærpes under et praktikophold. Ja, allerhelst hvordan de kan bruges og skærpes hos netop Publico med den ydelses- og kundeportefølje, som vi nu engang har.
• Sproglige godbidder – dvs. evnen til at skrive en levende, kreativ og personlig ansøgning. Gerne med overskud og glimt i øjet.
• Sprogrigtighed – som professionelle sprogbrugere går vi ret meget op i kommatering og grammatik. Det er tilsyneladende ikke en interesse, som vi deler med samtlige ansøgere. :-)
• Tekstuelt udstyr – dvs. evnen til at bruge overskrift, indledning, mellemrubrikker, bullits osv. på en måde, der skaber overblik og lokker læseren ind i teksten.
• Erfaring – med fx ikke-akademiske tekster, sociale medier, interviews, fokusgrupper, CMS- og survey-værktøjer m.m.
• Layout – overskuelighed og prioritering af tekst-hierarki i såvel ansøgning som CV.

Vi har kun i begrænset omfang lagt vægt på hvilken uddannelse, du kommer fra, samt om du lige har fået 7, 10 eller 12 i dette eller hint fag.

Hvis du har god tid, kan du evt. læse min tjekliste til Publico-ansøgere. Den er tiltænkt færdiguddannede, men måske kan den alligevel inspirere.

Jeg håber, at ovenstående – selvom det jo ikke ændrer på, at vi har valgt to andre – kan give dig et indtryk af ansøgerfeltets høje niveau, og hvad vi har lagt vægt på i udvælgelsesprocessen.

Hvis du har specifikke spørgsmål til behandlingen af netop din ansøgning, er du velkommen til at skrive til mig. Stil i så fald konkrete spørgsmål :-)

Held og lykke med din praktiksøgning og med din eventuelle fremtidige karriere i kommunikationsbranchen.

Venlig hilsen

Uffe Lyngaae