Én metode går igen i de mest produktive og glade organisationer

Dette er et debatindlæg: Finans bringer løbende indlæg fra specialister og meningsdannere. De er alle udtryk for den pågældende skribents egen holdning.

Om et par uger lancerer FINANS en ny podcast om fremtidens lederskab. En podcast der går på jagt efter, hvordan man helt konkret sætter nye former for ledelse i gang i sin egen organisation.

Jeg har fornøjelsen at være vært sammen Søren Linding, Finans’ virksomhedsredaktør. De seneste måneder har vi været i studiet for at optage de første afsnit – og her har vi talt med nogle af landets modigste ledere om, hvad de gør anderledes end de fleste andre.

Og én ting går igen.

Nemlig systematiseret og benhård indførelse af fokuseret tid.

Faktisk tager de mest succesfulde virksomheder fokustid meget alvorligt. For eksempel Sunset Boulevard, der har indført fire dages arbejdsuge på hovedkontoret. Siden de indførte en fridag om fredagen er top, bund og medarbejdernes trivsel skudt i vejret. ”Ikke på grund af fridagen”, siger administrerende direktør Jens Broch, ”men på grund af vores opgør med tiden”.

Sunset Boulevard har nemlig indført det, de kalder for skoleskemaet, og det består af helt faste blokke, der har fået farverne gul, blå og rød. Gul er koordinationstid, blå er mødetid og rød er fokustid. På hverdage mellem 9 og 11 må man ikke forstyrre hinanden overhovedet; telefonen er slukket og mails bliver hverken læst eller besvaret. Til gengæld er der to timer med uforstyrret tid til at fokusere på de opgaver, der er vigtige for at nå de større mål.

Og det er altså rød blok, der gør forskellen. ”Det er ikke fridagen, som medarbejderne jubler over. Det er den røde blok”, siger Jens Broch og fortæller, at for hans eget vedkommende er produktiviteten også steget. Det, der før kunne tage 14 dage at få leveret, kan han nu ordne på to timer. Han fortæller også, at han til at starte med var udfordret af den faste og styrede struktur, men at han nu virkelig sætter pris på den.

Annemarie Meisling, der er direktør for corporate affairs hos Chr. Hansen og blandt andre været med til at få virksomheden op i den globale ESG-elite, har gjort sig præcist samme erfaringer: ”Hvis der er én ting, jeg vil fremhæve, er det indførelsen af fokustid”, svarer hun på spørgsmålet om, hvad der for alvor har gjort en forskel i de ledelsesforandringer, hun har gennemført i sit team.

Her har de også indført blokke af beskyttet tid, hvor medarbejdere har fuldstændig ro til at koncentrere sig om de vigtigste opgaver.

Men, hvad er fokustid egentlig? Og hvorfor er det så virkningsfuldt?

Fokustid er – ifølge blandt andre den kendte psykolog Csikzentmihalyi i bogen FLOW – en dedikeret periode på minimum to timer, hvor man fjerner alle muligheder for at blive distraheret. Det er første og vigtigste forudsætning, for at opnå den tilfredsstillende tilstand af flow. Det er den tilstand, der opstår, når følgende er tilstede:

Det er bevist, at fokuseret tid øger produktivitet, kreativitet og problemløsningsevner. McKinsey har for eksempel fundet ud af, at man er fem gange mere produktiv i ”flow-tilstand” og nogle forskere på University of California (The Cost of Interrupted Work: More Speed and Stress) har slået fast, at det tager cirka 23 minutter at komme tilbage i fuldt fokuseret tilstand efter en afbrydelse.

Desuden bliver svære udfordringer, lettere at gå til. Et studie, der kaldes the Flow Genome Project har påvist, at særligt komplicerede problemer faktisk alene kunne løses i flow-tilstand, hvor der var 40 pct. succesrate mod nul procent i arbejdsmiljøer med afbrydelser.

Endelig giver fokustid også en større glæde og trivsel på arbejdspladsen. Man oplever mindre frustration, mindre stress og mindre mental overbelastning. De samme californiske forskere, som fandt ud af, at det tager 23 minutter at refokusere ved den mindste afbrydelse, har også fundet ud af, at man i gennemsnit bliver 40 pct. mere frustreret og 20 pct. mere stresset, når man arbejder i et miljø, hvor der er afbrydelser sammenlignet med et, hvor man der er ro til at koncentrere sig igennem længere tid.

Summen af det hele er altså, at du med stor sandsynlighed kan få både gladere medarbejdere og mere produktivitet med højere problemløsningskvalitet, hvis du indfører systematiseret og kompromisløs fokustid.