Det offentlige realiserer alt for små gevinster

Dette er et debatindlæg: Finans bringer løbende indlæg fra specialister og meningsdannere. De er alle udtryk for den pågældende skribents egen holdning.

Når det kommer til projekter og programmer, er realisering af gevinster afgørende for at opnå de ønskede resultater. Men gevinsterne skal ikke blot være et mål i begyndelsen af projektet, de skal være som en pulserende energi, der strømmer gennem hele projektets livscyklus. Ved at bruge gevinster som en vejledning kan vi vurdere projektets fremskridt og realisere dets fulde potentiale. Det er på tide at løfte sløret for en mere spændende tilgang til gevinstrealisering i det offentlige.

I den offentlige sektor er målgruppen for mange projekter ofte borgerne. Det kan være projekter, som skal løfte kvaliteten i en borgerrettet ydelse, eller en forbedring af service. Borgerrettede projekter er ofte længe om at blive fuldt realiserede, da de typisk også kræver en adfærdsændring hos borgerne selv, f.eks. en øget anvendelse af et digitalt hjælpemiddel. Samtidig er der ofte mange forhold, der påvirker borgernes adfærd, og det kan derfor være svært entydigt at måle på, hvad der er årsagen til forandringerne.

Det er en kunst i sig selv at arbejde med gevinstrealisering i den her type projekter. Det er svært at opretholde fortsat fokus på gevinsterne, når der bliver lang tid mellem projektets gennemførelse og gevinsternes realisering. Dilemmaet kan blive løst ved at definere konkrete og klare delmål.

Til at følge op på de mål skal der være en ansvarlig medarbejder med et klart ejerskab, som er motiveret for at opnå slutgevinsten. Det gælder både undervejs i projektet, men også efter projektets afslutning. Det er topledelsens ansvar at sikre, at der bliver fulgt op på målene og, at den ansvarlige sikrer gevinsternes realisering, når organisationens opmærksomhed bliver flyttet til nye initiativer.

Delmål eller delmålsætninger for gevinstrealiseringen er tidlige indikatorer. Hvert delmål løber oftest over tre til seks måneder, hvor man hele tiden evaluerer og justerer aktiviteterne for at maksimere gevinstrealiseringen. ligesom man kan identificere eventuelle udfordringer eller barrierer, der kan påvirke gevinstrealiseringen negativt. Det skaber en proaktiv tilgang, som gør, at gevinsterne bliver realiseret.

Sideeffekten er, at alle fremskridt og resultater både under og efter projektets levetid er synlige. Det øger motivationen hos deltagere og interessenter og sikrer, at de forstår og anerkender de gevinster, der allerede er opnået. Ved at kommunikere og præsentere tidlige indikatorer demonstreres, at gevinstrealiseringen er i gang, og ikke kun er noget, man taler om ved skåltaler.

Vores erfaring er, at den dynamiske proces, hvor man kontinuerligt evaluerer og tilpasser sig for at sikre, at de ønskede gevinster bliver realiseret effektivt og med succes, har en stor effekt. På den måde bevarer man fokus på gevinsterne og opnår samtidig et engagement og ejerskab i forhold til gevinstrealisering.

Arbejdet med de tidligere indikatorer har dog kun effekt, hvis der er et ledelsesmæssigt fokus, og der er en tydelig placering af ejerskab og ansvar. Derfor er det vigtigt at allokere et tydeligt ejerskab og ansvar, når projektet slutter. Desuden er det vores anbefaling, at interessenter og nøgleaktører fortsat skal være involveret for at sikre ejerskab og engagement. Endelig skal gevinstejeren have både kompetencer og beføjelser til fortsat at koordinere og drive arbejdet med realiseringen.

Gevinstrealisering er en kontinuerlig proces, der strækker sig langt ud over et projekts levetid. Ved at implementere tidlige indikatorer, en klar governance og en velfungerende struktur kan du sørge for, at projektets gevinster bliver realiseret effektivt og med succes. Og det er jo derfor, man påbegyndte projektet oprindeligt.