Debat
Mine nyheder

Vi har ikke publiceret nogle artikler for nyligt i de emner, du følger. Søg efter andre emner her.

Du har ingen overvågninger endnu

Klik på ikonet for at overvåge
emner og journalister.

Er din medarbejder en 'big spender' eller på jagt efter bonuspoint?

Hver dag sender danske virksomheder medarbejdere på forretningsrejser. For nogle er det en udsøgt fornøjelse, mens det for andre er en sur pligt. En ny undersøgelse fra SAP Concur kortlægger syv typer forretningsrejsende og hvordan man som chef kan forholde sig dem.

For nogen er forretningsrejsen en sur pligt, mens den for andre er en fornøjelse. Foto: Gorm Olesen

Hver dag drager danske ansatte rundt i ind- og udlandet på forretningsrejse. En af udfordringerne for virksomhederne er, at ikke alle forretningsrejsende følger virksomhedens rejsepolitik.

Ofte skyldes det manglende viden om fordelene ved at holde sig til virksomhedens rejsepolitikker. Hvis man fremlægger fordelene ved reglerne, kan det være nemmere at få medarbejderne til at overholde dem. Men som det gamle ordsprog siger ”man kan tvinge en hest til truget, men man kan ikke tvinge den til at drikke”.

Selv med krystalklare fordele, der er skarpt kommunikeret til medarbejderne, vil der være forskellige personlighedstyper at tage højde for, og det gælder i lige så høj grad for den 21-årige medarbejder, der rejser til USA for første gang, som for den 50-årige medarbejdere, der foretager rejse nr. 50 til Mellemøsten.

I en ny undersøgelse har SAP Concur, der er global markedsleder inden for rejse- og udgiftsautomatisering, kortlagt syv arketyper af forretningsrejsende. De beskrives herunder sammen med konkrete anbefalinger, der kan gøre det lettere for den rejseansvarlige i virksomheden at hjælpe og tage hånd om de medarbejdere, der rejser med firmakortet i baglommen.

1. Den frygtløse rejsende
Dette er den erfarne rejsende, der har rejst mange gange og ser rejselivet som en helt naturlig del af sit arbejde. Med andre ord er han eller hun blevet meget selvsikker, og deres frygtløse adfærd kan potentielt bringe dem i fare. Derfor skal der her fokuseres på ’plejepligten’ (duty-of-care). Dine vigtigste opgaver som rejseansvarlig er, at de frygtløse rejsende får klare retningslinjer og altid ved, hvor de kan finde rette informationer og kontaktpersoner, hvis de kommer i nød.

2. ‘Big spender’ med store armbevægelser
Efter at have skabt et navn for sig selv i virksomheden, har denne rejsende tendens til at mene, at han eller hun har en del spillerum i forhold, hvor mange og hvilke af virksomhedens politikker vedkommende behøver at følge. Denne adfærd kan føre til udfordringer med at holde omkostninger nede, og big spenders er tit dårlige eksempler for kollegerne. Her kan initiativer som gamification være vejen frem. F.eks. kan man bruge app’en Rocket Trip, hvor de rejsende kan få billigere overnatning og splitte besparelsen ligeligt mellem dem selv og deres virksomhed.

3. De nye forretningsrejsende
Disse medarbejdere er ofte unge og nye i erhvervslivet. De har meget lidt erfaring med forretningsrejser, og de har heller ikke særlig mange penge til at lægge ud med, når der skal betales udgifter undervejs. Deres behov er helt anderledes end de mere erfarnes, og de har mest af alt brug for en hjælpende hånd. Hjælp og vejledning til selve bookingerne vil blive modtaget med kyshånd, og ikke mindst en oversigt over kontakter og hjælpelinjer, kan gøre dem mere trygge, når de skal ud på deres første rejser.

4. Bonuspoint-samleren
Dette er bonuspointjagerne, som går benhårdt efter belønninger og bonuspoint – og om nødvendigt omgår de gerne virksomhedens rejsepolitik for at indsamle flest mulige bonuspoint. Der er overordnet set to måder at håndtere bonuspointjageren på – pisk eller gulerod. Ved hjælp af et rejseøkosystem kan du hjælpe deres pointjagt ved at aktivere forbindelser mellem deres foretrukne leverandører og dine egne reservationsværktøjer. Det er win-win for begge parter. Hvis det ikke hjælper, må pisken i spil. Du kan f.eks. blokere alle bookinger, der ikke lever op til virksomhedens politik eller sende meromkostningerne videre til medarbejderen.

5. ”Jeg klarer mig selv”-rejsende
For denne type medarbejdere er rejserne en nødvendighed og ikke noget, de nyder. De ønsker ikke at bruge tid på at oprette personlige præferencer og tilmelde sig loyalitetsprogrammer. De vil bare gerne finde den billigste mulighed, få den booket og så ellers ikke bekymre sig om noget andet. At hjælpe denne rejsetype er et spørgsmål om viden. Viser du fordelene ved at booke gennem de officielle kanaler – f.eks. vedrørende sikkerhed eller muligheden for at arbejde mere ved at booke en mere passende flyvning med loungeadgang – viser du, at ’less is more’ ikke altid er sandt.

6. “Skal man nu betale for mad i flyet?”-rejsende
Denne rejsetype ser ikke behovet for en detaljeret rejsepolitik. Sådan en fandtes ikke, da han eller hun startede i firmaet for 20 år siden, så hvorfor skulle det være nødvendigt nu? Igen er der behov for at vise fordelene og ikke mindst gennemgå, hvordan processen fungerer. Yngre medarbejdere har måske let ved at kaste sig over onlineværktøjer til bookinger og reservationer, men det gælder ikke altid for de lidt ældre medarbejdere. Hjælp dem godt på vej.

7. VIP’erne
VIP er nøjagtigt som det lyder – en rejsende som ønsker at få så meget ud af rejsen som muligt. Nævner du en fordel eller et gode, er de straks interesserede i at få adgang til det. Dette kan føre til udfordringer med at holde omkostninger nede, og de kan hurtigt tilrane sig alle goderne på bekostning af deres kolleger.

Selvom mange VIP’ere gerne vil have fordele, har de ikke nødvendigvis undersøgt og forstået fordelen ved alle de tilgængelige tjenester og tilbud er synkroniseret og samlet ét sted. Mange loyalitetsprogrammer, ekstra fordele og skræddersyede tilbud kan nemlig opnås gennem et forbundet økosystem af leverandører. Så her skal du forklare de VIP-rejsende, hvordan de får adgang til fordele, uden at det koster virksomheden for meget eller går ud over andre.

Teknologien arbejder for alle
Det er et hårdt arbejde at håndtere medarbejdernes forretningsrejser. Rollen er krævende og kan indimellem opleves som ensom, og de rejseansvarlige er ofte nødt til at tackle udfordringer, der handler om medarbejderkultur.

De bedste rejseselskaber og rejseteknologileverandører har stået i din situation – og de dygtigste af dem ved, at de ikke kun skal tilbyde dig en service eller et produkt, men at de også skal give dig rådgivning og sparring omkring håndtering af dine medarbejdere før under og efter forretningsrejser. Og det er uanset om de er grønne bag ørene, eller spiser alle gratis croissanter, de ser i VIP-loungen.

BRANCHENYT
Læs også