Tiden kalder på mere kommunikation fra top til bund

Dette er et debatindlæg: Finans bringer løbende indlæg fra specialister og meningsdannere. De er alle udtryk for den pågældende skribents egen holdning.

Vi lever i en tid med konstante forandringer. De rammer os hurtigere og hurtigere. Hver gang en pludselig forandring rykker i en virksomhed, er der brug for, at ledelsen skærer igennem og sætter en klar retning. Det kalder på hurtig og effektiv kommunikation fra toppen og ned gennem hele organisationen.

Men mange virksomheder er ikke gearet til dette, specielt hvis de har en decentral struktur, hvor lokal medbestemmelse og dialog har virket godt i mange år.

Hvordan slipper man så godt fra pludselig at indføre en mere diktatorisk, ’top-down’-kommunikationsstil?

Vigtigere end nogensinde

Det vigtigste, en topchef skal fortælle sine medarbejderne, er

Det skal alle medarbejdere have svar på med jævne mellemrum, for at organisationen kan fungere, og medarbejderne kan trække i samme retning.

Det er særligt vigtigt, når virksomheden bliver ramt af hændelser udefra, der tvinger den til at omstille sig eller revurdere strategien. Det sker hyppigere og hyppigere, og hændelserne er mere voldsomme. Der er derfor et markant øget behov for mere effektiv kommunikation fra ledelsen, som når ud til alle medarbejdere, end for blot få år siden.

For nogen er dette ikke noget nyt. Selvfølgelig er det topchefen eller ledelsesteamet, der står i spidsen og kommunikerer retningen.

For andre bliver det et opgør med en mere decentral kultur, som måske har tjent virksomheden godt i en tid med stabilitet og forudsigelighed, men som kommer til kort, når krisen kradser, og forandringerne står i kø og kræver hurtig handling.

Lige så positivt dialog og inddragelse af medarbejdere er for motivation, engagement og problemløsning, lige så besværligt er det, hvis man hurtigt skal ændre retning og have alle med i en stor organisation.

Når processen fejler

Den mest basale kommunikationsform i en hierarkisk virksomhed er gennem linjen, dvs. chefen fortæller de medarbejdere, som er i direkte reference, hvad der skal ske. De siger det videre til deres medarbejdere, som så igen siger det videre til deres medarbejdere, indtil alle har fået beskeden. Det er kaskadering i sin rene form.

Det er simpelt, og alligevel er der masser af eksempler på steder, hvor det ikke fungerer. F.eks. hvis en kommunikationsafdeling helt har overtaget ansvaret for at kommunikere ledelsens budskaber gennem intranet og nyhedsbreve, som kun når ud til en del af organisationen. Eller der, hvor stærke lokale chefer er vant til selv at fortælle, hvad der skal ske inden for deres område uden indblanding ovenfra.

I de tilfælde er et skift mod mere effektiv top-down-kommunikation fra en topledelse ikke altid nemt. Så er der for mange filtre undervejs. Og der skal derfor opbygges et nyt effektivt system for ledelseskommunikation. Ellers kan virksomheden ikke reagere hurtigt nok på forandringer.

Under corona lærte mange topledere værdien af top-down-kommunikation. Ingen var i tvivl om, at det var en ekstraordinær situation, som krævede at ledelsen trådte i karakter og viste en tydelig retning. Spørgsmålet er, hvor mange der stadig holder fast og involverer sig fortsat i den direkte kommunikation med hele organisationen. For det tager jo tid og kræver, at man prioriterer det.

Kunsten at kaskadere

For at en effektiv kaskadering af information gennem linjen skal fungere, skal det være sat i system. Det skal bruges rigtigt – til de vigtige, strategiske budskaber, som driver virksomheden fremad. Det skal bruges regelmæssigt, og organisationen skal øve sig på at nå ud i alle led.

Det er selvfølgelig en balance. Man kan ikke bevidstløst presse ensartede budskaber ud til samtlige medarbejdere i alle led. De fleste budskaber skal fortolkes og tilpasses målgrupper og kontekst for at give mening. Der skal være plads til dialog, diskussion og feedback. Pointen er, at balancen skifter i øjeblikket, hvor de mange forandringer udefra tvinger virksomhederne til hurtigere omstilling, som igen tvinger ledelsen til hurtigt at skære igennem – top-down.

Det er her, et veludviklet system for kaskadering gennem linjen viser sin styrke – ved at være den mest effektive måde at kommunikere status, strategi og forandring, så alle ved, hvordan de passer ind i det store billede, og det er tydeligt, hvordan de kan bidrage. Og dermed bliver virksomhedens evne til at reagere hurtigt og konsekvent på forandringer meget bedre.